Imagine a seguinte situação, você emitiu uma nota fiscal eletrônica e se deparou com o status “denegada” em resposta no seu emissor; ou precisa acompanhar de perto o fluxo de notas fiscais de sua empresa para garantir que todas estão sendo processadas corretamente. Em ambos os casos, você precisará consultar o status dessas notas na SEFAZ. 

Este processo é fundamental para assegurar a regularidade fiscal das operações e manter um controle efetivo sobre as atividades comerciais de sua empresa. Neste texto, iremos conhecer e entender os diferentes status que uma nota fiscal pode apresentar, e como consultá-las na plataforma da SEFAZ.

O que é a SEFAZ e qual o seu papel?

A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é o órgão governamental encarregado de administrar as finanças estaduais. Ela não só arrecada tributos e gerencia recursos públicos, como também regula e monitora a emissão e o status das notas fiscais eletrônicas. Esses documentos digitais são essenciais para a transparência e legalidade das transações comerciais, substituindo as antigas notas fiscais em papel.

Por que é importante fazer o monitoramento do status das notas fiscais?

Monitorar o status de uma nota fiscal eletrônica é crucial para confirmar que a transação foi registrada adequadamente pela SEFAZ, evitando problemas legais e de conformidade fiscal. Este controle ajuda a garantir a integridade das operações comerciais, aumentando a segurança para empresas e consumidores. Além disso, identificar rapidamente qualquer erro ou inconsistência permite a correção em tempo hábil, minimizando potenciais atrasos ou penalidades.

Quais são os status da nota fiscal eletrônica?

Cada status reflete uma etapa específica na jornada fiscal do documento, desde sua emissão até a conclusão de seu ciclo, seja ele bem-sucedido, necessitando correções ou até mesmo indicando problemas mais sérios.

• Autorizada: Esse status significa que a nota fiscal eletrônica foi processada e validada pela SEFAZ, recebendo autorização para ser utilizada oficialmente. Uma NF-e só é considerada válida quando obtém esse status.
• Rejeitada: Ocorre quando a nota fiscal apresenta erros em seu preenchimento, como informações inconsistentes ou incompletas. A SEFAZ não só rejeita a nota como também fornece um código específico de rejeição, permitindo que o emitente identifique o problema, faça as correções necessárias e reenvie a nota fiscal.
• Denegada: Este status é atribuído quando há problemas ou irregularidades fiscais associadas à empresa destinatária ou à empresa emissora da nota. Ao contrário de uma nota rejeitada, uma nota denegada tem seu número registrado pela SEFAZ e não pode ser reemitida ou corrigida para reuso.
• Cancelada: Uma nota fiscal pode ser cancelada pelo emitente se houver erros nas informações fornecidas ou se a transação comercial for desfeita. Existem situações em que o cancelamento pode não ser possível ou recomendado, dependendo das circunstâncias específicas da emissão.
• Inutilizada: Quando uma nota fiscal é gerada mas acaba não sendo utilizada — frequentemente devido a uma interrupção na sequência numérica das notas —, o emitente deve proceder com a inutilização desse número de nota fiscal. Isso é feito para manter a sequência correta e a organização das emissões futuras.

Passo a passo: como verificar o status da NFe na SEFAZ

1. Acesse o Portal Nacional da NFe; 
2. Coloque a chave de acesso da NF-e no local indicado no site. O código de acesso fica na parte superior do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE).
3. Marque o código captcha para provar que você não é um robô;
4. Por fim, confira os dados e o status da nota fiscal eletrônica.

Os usuários do emissor Treeunfe NFe possuem a facilidade de copiar a chave de acesso de suas notas fiscais diretamente dentro do sistema, sem precisar acessar o DANFE. 

Também é possível fazer o mesmo procedimento para consultar o status do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe), neste último, será necessário fazer o seu login da conta Gov.br para efetuar a consulta.

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