Pra que serve e como emitir uma nota de devolução

Nota fiscal de devolução é comumente emitida para realmente devolver uma mercadoria que foi recebida de forma indevida ou quantidades erradas.

Uma nota fiscal de devolução só é emitida quando realmente a mercadoria não serve mais pro comprador, não tem mais utilizado ou realmente não foi o que o comprador pediu. 

Você realmente sabe o porquê deve emitir uma nota de devolução? 

A nota de devolução ajuda tanto o comprador quando o destinatário, isso porque quando uma mercadoria sobra em uma nota emitida, essa mercadoria acaba ficando perdida no estoque de quem compra, e o próprio vendedor fica sem essa mercadoria para outro comprador.

Isso pode gerar muito transtorno tanto para quem vende quanto para quem recebe, pois uma mercadoria que foi comprada e não utilizada ocupa realmente espaço no armazém ou galpão de quem fez a compra.

Lugar que poderá ser utilizado por peças novas ou peças de outros modelos, hoje com o mercado sendo muito variado de peças e produtos, é essencial um estoque organizado para os comerciantes.

A nota de devolução é muito utilizada em lojas de distribuição, até mesmo para algum vendedor garantir que terá a possibilidade de devolver a mercadoria uma vez que não lhe serve mesmo ainda estando a mercadoria nas mesmas condições em que comprou.

Algumas lojas promovem até mesmo uma devolução em crédito, onde o comprador devolve a mercadoria e no lugar de pegar o dinheiro novamente, ele tem crédito para comprar novamente na loja outras mercadorias.

Tudo feito de acordo com o consentimento do comprador que está devolvendo o produto, assim ele mantém a sua fidelidade na loja caso não queira seu dinheiro de volta.

Outros casos também é possível que a mercadoria tenha sua utilidade na empresa então não é feito a devolução, caso a nota fiscal seja emitida para um consumidor que não emite notas, a nota de devolução precisa ser gerada como entrada pela empresa que vendeu a mercadoria.

Nota de devolução de compra

A nota fiscal de devolução de compra é emitida pelo revendedor, quando o comprador devolve uma mercadoria que pode ter vindo a mais ou não foi incluída no pedido de compra, também pode ser alguma peça que veio trocada. 

Esse tipo de nota quem emite é o comprador da mercadoria, pois o registro da movimentação original indica que ele já recebeu a mercadoria então ele faz a movimentação agora para devolver ao vendedor. 

O emitente da nota não pode cancelar a nota que foi referenciada como devolução, também não pode emitir uma nota de entrada por que quem realizou o pagamento da mercadoria também é emitente de notas.

Nesse caso a devolução fica na responsabilidade de ser feita pelo pagador, quem realizou a compra.

Devolução de venda

Esse tipo de emissão é o meio que o contrário da NFe de devolução de compra, pois quem irá emitir a nota de devolução é o próprio vendedor.

Devolução de venda é emitida quando o destinatário não é contribuinte. Muitos dos casos quando é vendas para consumidor final.

Por ser não contribuinte não são credenciados para emitir nota fiscal, nesse caso quem faz a devolução é o próprio emitente da NFe sendo ela emitida com tipo Entrada.

Esses dados de tipo de emissão mudam poucas informações, como por exemplo o CFOP. 

Demais dados precisam ser preenchidos de acordo com a nota de venda.

Dados de preenchimento

Os dados fiscais dessas notas são diferentes, mas valores e mercadorias precisam ser iguais.

Muitos erros comuns no processo de emissão de Nota fiscal de devolução é o preenchimento de tributos que tem em uma nota e não na outra. 

Por exemplo, uma NFe de venda é autorizada com valores de Frete e IPI incluídos, quanto na nota de devolução esses campos ficam em branco ou então ficam com valores diferentes. 

Isso é um problema pois não é possível devolver uma mercadoria onde os mesmos itens possuem valores diferentes. 

Algumas notas fiscais acabam passando e gerando transtorno ainda mais na mão dos distribuidores, pois impostos a serem creditados na nota ficam faltando e implicam no processamento dos tributos da empresa no fim do mês.

Dados tributários

Como mencionado anteriormente, a nota fiscal de devolução precisa ser preenchida da mesma forma que a nota de compra. Porém alguns dados de preenchimento mudam de acordo com as empresas e seu regime em especial. 

Uma empresa do Regime Normal pode emitir uma nota de compra para uma do simples nacional mesmo que os dados tributários e regras para emissão de NFe sejam diferentes.

Pela lógica sendo diferentes, uma empresa do regime Simples Nacional não seria capaz de emitir uma nota exatamente igual a nota que recebeu, pois uma empresa do Regime Normal utiliza o código CST, quando a empresa do regime Simples utiliza o código CSOSN.

Nesse caso, por ter essa diferença, notas fiscais do tipo Devolução são emitidas com o CSOSN 900 pois o CSOSN 900 indica outros sendo específico para outros tipos de operação como nota de devolução.

Quando informar um CSOSN na nota de devolução como o 103 por exemplo ele indica isenção, e mesmo preenchendo os valores exatamente como na nota de origem irá receber uma rejeição por não estar com o 900 e ser uma devolução.

O processo de devolver mercadorias para empresas do Simples Nacional também precisa destacar COSN como 900, indicando outras operações, mesmo que não tenha ICMS. 

CFOP de devolução

O CFOP de devolução não pode ser o mesmo que o de venda, pois ele que irá indicar a natureza da operação. 

Nesse caso tem alguns CFOPs que são específicos para notas de devolução, são preenchidos de acordo com a operação, dentro ou fora do estados, tipos de produto tipos de movimentação:

Mercadorias recebidas para industrialização utilizam os CFOPs: 

  • 5201: dentro do estado
  • 6201: fora do estado

Mercadorias recebidas para comercialização utilizam os CFOPs:

  • 5202: dentro do estado
  • 6202 fora do estado

Mercadorias recebidas para compor o ativo fixo ou para consumo próprio da empresa utilizam os CFOPs: 

  • 5553 e 5556: dentro do estado
  • 6553 e 6556: fora do estado

Vendas para consumidores não contribuintes precisam utilizar um CFOP de entrada, nesse caso poderá utilizar os seguintes CFOPs:

  • 1201: devolução de venda de produção dentro do estado
  • 2201: devolução de venda de produção fora do estado
  • 1202: Devolução de revenda dentro do estado
  • 2202: devolução de revenda fora do estado.

Cancelamento de NFe

Caso não seja possível realizar a devolução, o mais indicado é o cancelamento da NFe pra ser gerado uma nova nota.

O cancelamento tem algumas regras, como por exemplo, a mercadoria não pode estar em transporte, então caso seja referenciada ela em um MDFe por exemplo ou CTe, é necessário realizar o cancelamento deste documento para que a NFe seja cancelada. 

Também não é permitido cancelar uma nota fiscal o qual já foi confirmada pelo destinatário.

Atualmente existe o processo de manifesto do destinatário, onde pode ser realizado uma confirmação da nota pelo destinatário.

Essa confirmação impede o cancelamento do emitente pois indica que o destinatário já confirmou que foi realizada a operação. 

Caso realmente precise cancelar a nota fiscal, o destinatário da nota precisa fazer a manifestação como operação não realizada ou desconhecida, dessa forma indica que ele não fez a compra da mercadoria ou não recebeu, só então é possível realizar o cancelamento da nota.

Existem muitas regras também para períodos, no caso um horário limite para cancelar uma nota fiscal, o horário limite de emissão de uma NFe pode varias dependendo do estado, alguns estados ou localidade permite o cancelamento dentro de 24h após a emissão da nota, outros permite até 7 dias.

Cancelamento de notas como NFCe ou cupom fiscal tem um limite reduzido de tempo por ser uma nota fiscal destinada ao consumo presencial.

Ainda não existe nenhuma regra por tempo de devolução de uma NFe,nesse caso não tem uma data limite para que a nota fiscal seja devolvida. 

Por fim, sabemos que o mais importante para a empresa é estar de acordo com o fisco, resolver as suas pendências de tributos e declarar corretamente as suas movimentações. 

Empresas precisam de um controle fiscal que seja funcional, nesse caso muitos empreendedores no ramo de comércio precisam buscar um programa onde possam fazer o registro dessas movimentações.

Software para emissão de devolução

Um software que permita ele emitir notas e fazer e cadastrar os seus produtos e clientes, fazer uma pequena gestão desses processos é essencial.

Com um sistema essencial o FreeNFe já faz parte da rotina de muitos comerciantes pois já foram mais de 400 mil cadastros para emitentes de NFe que utilizaram o programa FreeNFe.

Um emissor que possui diversos recursos além de emitir NFe modelo 55 e 65, têm funções de emissão de notas fiscais de devolução, notas de entrada, entre diversos tipos de NFe.

Um dos recursos mais recomendados é o de importar XML onde pode importar o XML da nota de compra e já deixar pronto para emitir nota fiscal de devolução, pois os mesmos valores que estão preenchidos no XML da nota de compra, passam direto pra nota nova que irá emitir como devolução.

Por esses e outros recursos o FreeNFe é reconhecido e muito bem avaliado por quem utiliza.

Acesse o link abaixo para acessar e emitir as suas notas de forma rápida e segura.

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