O que é XML e qual sua importância?

Primeiro precisamos entender o que de fato é XML, uma linguagem de programação da NFe (Nota Fiscal Eletrônica). O XML ou, em inglês Extensible Markup Linguage é responsável pela validade jurídica de uma transação, seja ela federal, estadual ou municipal.

Desde que foi instituída a NFe (Nota Fiscal Eletrônica), documento para legalizar uma transação, de uma simples compra, venda, prestação de serviço ou circulação de mercadorias. Com isso o XML consiste em armazenar a NFe de forma online e garantir a validade por meio de assinatura digital, oferecendo total segurança.

Um pouco mais sobre os conhecidos arquivos XML

O XML consiste em uma marcação, que é um conjunto de regras utilizado na formatação de documentos (NFe), onde desta maneira os dados possam ser lidos e interpretados por diferentes sistemas.
Esse arquivo é transmitido, de maneira online pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) no ato da emissão da NFe. O sistema também é capaz de produzir um arquivo na extensão PDF, para melhor leitura, conhecido como DANFE. Porém, para a SEFAZ, o importante é o XML.

XML da NFe: principais características

Para emissão de um XML é preciso ter um Certificado Digital (garante a autenticidade do documento), para realizar a comunicação com a Receita Federal.
Portanto ele se torna capaz de fazer integração com o banco de dados com extrema facilidade, é uma das melhores soluções para conectar-se com softwares e plataformas de gestão.
E neste arquivo estão as principais informações:

  • Em relação a NFe: série, modelo, data de entrada e saída, chave de acesso;
  • Informações do emissor e destinatário: nome e/ou razão social, CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), IE (Inscrição Estadual);
  • Acerca de produtos e serviços: descrição, quantidade, volume, unidade comercial, valor, entre outros;
  • Os tributos arrecadados: ICMS, PIS, CONFINS e as bases de cálculos;
  • Descrição da cobrança: endereço e forma de pagamento;
  • Informações adicionais.

O arquivo XML é todo estruturado, veja como:
Para te dar diversas vantagens, o arquivo XML é bem estruturado, conciliando legibilidade, leveza e eficiência. A linguagem é bem simplificada e organiza o documento, de forma textual, em dois tipos:

  • Informações contextuais: tem a ver com o objetivo da emissão do documento, onde podem ser lidas pelo o usuário, através dos itens citados nos tópicos acima;
  • Informações de programação: designados especificamente para a leitura de softwares que abrem o arquivo.

E são nessas informações de programação, citadas acima, que podemos encontrar as tags, rótulos sinalizados por uma chave, que indica a inicialização de alguma função no software.

Além das tags, existem também as subtags, com o objetivo de detalhar o conteúdo de uma tag, sequenciando uma função iniciada ou apenas descrevendo parâmetros, que são necessários para sua inicialização.

Porém, pelas informações descritas, essas são identificadas por softwares, que farão o escaneamento de toda a página de códigos e iniciando os comandos irá apresentar a interface organizada com as informações obtidas dentro do arquivo.

Para o segmento tributário, o arquivo XML é perfeito. Pois mesmo não tendo uma plataforma para abrir o formato, ele consegue abrir no bloco de notas (programa convencional para acessar texto) e extrair as informações que precisa, porém gera mais tempo e possíveis erros.

Obrigações e armazenamentos dos arquivos XML da NFe

De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento de uma NFe deve ser por cinco anos, mais o ano vigente. Servindo para garantia ou troca de produtos e serviços e também para, em caso de necessidade, uma fiscalização da Receita Federal.

Mesmo a Secretaria da Fazendo obtendo as informações de toda NFe emitida, há uma exigência da obrigação dos envolvidos numa transação comercial armazenar pelo período indicado na legislação.

Hoje não há mais a necessidade de realizar a impressão de uma NFe recebida pela sua empresa. O processo digital foi desenvolvido justamente para amenizar a quantidade de papel impresso pensando em uma política com mais sustentabilidade e ganho de tempo. Hoje o processo é mais rápido e eficaz.

Em relação ao armazenamento das XMLs, existem algumas formas de guarda-las: de forma física (através de HD externo, Pendrive, computadores e servidores) de forma digital, ou em nuvem (Dropbox, Icloud, Google Drive, empresas terceirizadas e etc).

O mais recomendado é a forma digital ou nuvem. Atualmente existem diversos serviços, de forma mais segura que no armazenamento físico. Podem armazenar todos os dados e assim você pode se ver livre de problemas ou “dores de cabeça”.
E a própria SEFAZ ressalta a importância em fazer o armazenamento em nuvem por correr menos risco e com custo menor do que pelo meio físico.

De que forma sou beneficiado por gerar arquivo XML?

Use sempre a tecnologia e a inovação a favor do seu negócio. O arquivo XML foi criado para que, de forma rápida e eficiente, integrar informações diminuindo custo com papeladas fiscais.

Com isso, “sobrando” mais tempo e mais recursos, devido a economia com papel e até mesmo de mais funcionários, essas duas preciosidades podem ser direcionadas para aumentar a produção e melhorias nos serviços prestados.
Além de a chegada das plataformas de serviços de armazenamento e gestão de NFe, permitindo melhor organização e maior desempenho, tendo um controle diário e extraindo relatórios a qualquer momento.

Com isso, a parte contábil possuirá as informações necessárias, eliminando um possível retrabalho, e também minimizando erros com tributos, juros, multas e impostos. Finalmente terá maior domínio no departamento contábil e em dia com o fisco.

Então fraudes em NFe nunca mais?

Negativo. Ninguém está imune as fraudes com documentos fiscais. O controle ainda, deve ser rigoroso em relação as notas emitidas em seu CNPJ.
Por isso, ao observar o XML de uma NFe e identificar alguma coisa que não corresponda as suas atividades ou possível irregularidade, existe a possibilidade de fazer a Manifestação do Destinatário.

É importante ressaltar que o arquivo XML vai, além de uma mera representação da NFe, pois permite obter conhecimento sobre ela e também gerar relatórios, traçando direcionamentos do seu negócio, tendo como base informações precisas.

Certo, e como posso resolver tudo isso?

Existem duas formas de fazer a emissão de NFe e XML: através de emissores gratuitos disponibilizados pela SEFAZ;

Ou emissores próprios já integrados ao sistema. Porém, os emissores da SEFAZ são extremamente limitados e o passo-a-passo leva um tempo razoavelmente enorme até chegar a emissão da NFe.

Às vezes, há necessidade de redigitar todos os campos, para emitir uma nova nota fiscal. Além de demorado, comprometendo a produtividade e podendo cometer erros durante o preenchimento de uma nova nota fiscal.

Arquivos emitidos e o melhor suporte: FreeNFe agora!

O melhor e o mais eficaz emissor de NFe gratuito do mercado. Completamente intuitivo, você consegue, de forma rápida e prática, emitir suas notas fiscais de maneira simples e segura.
Atualização periódica, além de um suporte à disposição atendendo via WhatsApp para sua melhor comodidade.

Uma imensidão de vantagens: geração de cadastros de produtos e clientes, emissão de notas fiscais de devolução, notas de entrada, importar XML e muito mais.

O FreeNfe possui a versão gratuita. Com ela você poderá emitir a quantidade ilimitada de notas fiscais por tempo indeterminado, ou seja, o plano grátis não expira. Tudo que você precisa, em relação a emissão de NFe, nosso software pode lhe oferecer, desde a emissão da nota fiscal e o arquivo XML, até a realização de backup local e cálculo automático de impostos.

O que você está esperando para desfrutar desses recursos gratuitos do nosso FreeNFe? Baixe agora e descomplique o seu dia-a-dia na jornada de trabalho.
Agora ficou mais fácil gerar suas notas e emitir as XMLs. Com o FreeNFe na tela do seu computador você fará isso de forma rápida, prática, descomplicada e o melhor de tudo: GRATUITO e VITALÍCIO.

Baixe agora mesmo o melhor software de emissão de nota fiscal eletrônica da américa latina e emita suas NFs sem complicações e burocracias.
Facilidade e segurança somente com o FreeNFe!

Acessar FreeNFe

Emissores

Ferramentas gratuitas

Soluções

Av. Pedro Taques, 294, Zona 7, Maringá – PR, 87030-008
CNPJ: 23.903.417/0001-60
2016 • 2024  |  Mapa do site