Ajuste define novo prazo para armazenamento de documentos fiscais
Publicado em por Treeunfe Inteligência Fiscal
Se você emite notas fiscais eletrônicas, fica de olho nessa novidade: a partir de 1º de maio de 2025, entrará em vigor uma mudança no prazo de guarda dos arquivos XMLs dos documentos fiscais eletrônicos (DF-e). Agora, o prazo mínimo de armazenamento desses documentos será de 132 meses, ou seja, 11 anos.
Essa alteração foi definida pelo Ajuste SINIEF, publicado pelo CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) junto com a Receita Federal, no último dia 11 de abril.
Mas calma: vamos explicar o que muda na prática para a sua empresa!
O que é XML e por que ele é importante?
Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, o sistema gera um arquivo digital chamado XML. É nele que ficam todas as informações da nota: quem comprou, quem vendeu, o que foi vendido, impostos, valores, etc.
O XML é o documento que tem validade jurídica — é ele que a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda usam para fiscalizar e comprovar as operações realizadas.
Por isso, guardar o XML é obrigatório e essencial para proteger o seu negócio em caso de fiscalização, auditorias ou até processos judiciais.
Leia também: O que é XML da nota fiscal? Entenda tudo com a Treeunfe
O que muda com o novo prazo?
Antes, muitas empresas seguiam o prazo geral de 5 anos para guardar documentos fiscais, porque é o tempo de prescrição de débitos tributários previsto no Código Tributário Nacional.
Agora, o novo Ajuste SINIEF determina que os órgãos públicos (como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda) precisam guardar os documentos por 11 anos.
E as empresas, precisam mudar o prazo também? Tecnicamente, não é obrigatório para os contribuintes. A regra foi criada para os órgãos públicos.
Mas é extremamente recomendável que você também adote o prazo de 11 anos, como uma forma de segurança. Assim, você evita dores de cabeça se uma fiscalização pedir documentos de operações mais antigas, ou se surgirem revisões e litígios que ultrapassem 5 anos.
Em resumo: guardar os XMLs por 11 anos é proteger o seu negócio!
Quais documentos fiscais precisam ser guardados?
A mudança vale para todos os principais tipos de documentos fiscais eletrônicos:
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica)
CT-e OS (Conhecimento de Transporte para Outros Serviços)
GTV-e (Guia de Transporte de Valores Eletrônica)
DC-e (Declaração de Conteúdo Eletrônica)
NFCom (Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica)
Se a sua empresa emite algum desses documentos, fique atento!
Dicas práticas para sua empresa
Organize o armazenamento: mantenha os XMLs salvos em local seguro, como pastas digitais organizadas por mês ou ano.
Faça backups: tenha cópias em nuvem ou em HDs externos, para não correr risco de perder os arquivos.
Use um emissor confiável: sistemas como o Treeunfe NFe já armazenam seus documentos de forma segura, ajudando a manter tudo em dia sem complicações.
Mesmo que o novo prazo de 11 anos não seja obrigatório para as empresas, seguir essa recomendação é a melhor forma de garantir tranquilidade para o seu negócio.
Guardar os documentos fiscais eletrônicos é cuidar do seu patrimônio e se preparar para o futuro!
Se você ainda não tem uma solução prática para gerenciar seus documentos fiscais, conheça os emissores fiscais da Treeunfe, e simplifique a emissão e o armazenamento das suas notas fiscais.
