O XML é uma linguagem de programação da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) responsável pela validade jurídica de uma transação, seja ela federal, estadual ou municipal. Desde que foi instituída a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), o documento serve para legalizar a transação de uma simples compra, venda, prestação de serviço ou circulação de mercadorias.

Com isso, o XML armazena a NF-e de forma online e garante a validade por meio da assinatura digital, oferecendo total segurança ao emitente. Aliás, ele funciona como uma marcação com um conjunto de regras utilizadas na formatação de documentos (NF-e). Dessa maneira, os dados podem ser lidos e interpretados por diferentes sistemas, além de contribuir para o seu planejamento tributário.

Hoje, a Treeunfe preparou um post exclusivo para explicar o que é XML da nota fiscal, suas características e inteirá-lo no assunto. Confira agora!

O que é XML da NF-e: principais características

O XML possui todas as informações que devem estar na NF-e, como os detalhes sobre a transação comercial que foi feita. Para emissão de um XML, é preciso ter um Certificado Digital para a realização da comunicação com a Receita Federal.

Ele se torna capaz de fazer integração com o banco de dados com extrema facilidade: é uma das melhores soluções para conectar-se com softwares e plataformas de gestão. Nesse arquivo, estão as principais informações:

• Em relação à NF-e: série, modelo, data de entrada e saída e chave de acesso;
• Informações do emissor e destinatário: nome e/ou razão social, CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) e IE (Inscrição Estadual);
• Acerca de produtos e serviços: descrição, quantidade, volume, unidade comercial, valor, entre outros;
• Os tributos arrecadados: ICMS, PIS, COFINS e as bases de cálculos;
• Descrição da cobrança: endereço e forma de pagamento;
• Informações adicionais.

Outras vantagens

Para te dar diversas vantagens, o arquivo XML é bem estruturado, conciliando legibilidade, leveza e eficiência. A linguagem é bem simplificada e organiza o documento, de forma textual, em dois tipos:

• Informações contextuais: têm a ver com o objetivo da emissão do documento e podem ser lidas pelo usuário por meio dos itens citados nos tópicos acima;
• Informações de programação: designadas especificamente para a leitura de softwares que abrem o arquivo.

São nas informações de programação citadas acima que podemos encontrar as tags e os rótulos sinalizados por uma chave que indicam a inicialização de alguma função no software. Além das tags, existem também as subtags, com o objetivo de detalhar o conteúdo de uma tag, sequenciando uma função iniciada ou apenas descrevendo parâmetros que são necessários para sua inicialização.

As informações descritas são identificadas por softwares que farão o escaneamento de toda a página de códigos e já iniciarão os comandos que irão apresentar a interface organizada com as informações obtidas dentro do arquivo.

Para o segmento tributário, o arquivo XML é perfeito, pois mesmo não tendo uma plataforma para abrir o formato, ele consegue abrir no bloco de notas (programa convencional para acessar texto) e extrair as informações de que precisa — processo que gera mais tempo e possíveis erros.

Obrigações e armazenamentos dos arquivos XML da NF-e

De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento de uma NF-e deve acontecer por cinco anos mais o ano vigente. Isso serve para garantia ou troca de produtos e serviços e também para, em caso de necessidade, fiscalização da Receita Federal. Mesmo que a Secretaria da Fazenda obtenha as informações de toda NF-e emitida, há uma exigência da obrigação dos envolvidos numa transação comercial de armazená-la pelo período indicado na legislação.

Hoje não há mais a necessidade de realizar a impressão de uma NF-e recebida pela sua empresa. O processo digital foi desenvolvido justamente para amenizar a quantidade de papel impresso, pensando em uma política com mais sustentabilidade e ganho de tempo, sendo rápido e eficaz atualmente.

Em relação ao armazenamento dos XMLs, existem algumas formas de guardá-las: de forma física (por meio de HD externo, pen-drive, computadores e servidores), de forma digital ou em nuvem (Dropbox, iCloud, Google Drive, empresas terceirizadas). O mais recomendado é a forma digital ou na nuvem.

Atualmente, existem diversos serviços mais seguros que o armazenamento físico. No armazenamento digital, todos os dados são guardados e, assim, você pode se ver livre de problemas, como perda de dados importantes. A própria SEFAZ ressalta a importância de fazer o armazenamento em nuvem para correr menos riscos e reduzir o custo.

De que forma sou beneficiado por gerar arquivo XML?

O arquivo XML foi criado para, de forma rápida e eficiente, integrar informações, diminuindo o custo com papeladas fiscais. Com isso, “sobrando” mais tempo e mais recursos, devido à economia com papel e até mesmo de mais funcionários, essas duas preciosidades podem ser direcionadas para aumentar a produção e as melhorias nos serviços prestados.

Além da chegada das plataformas de serviços de armazenamento e gestão de NF-e, também há melhor desempenho na sua gestão fiscal ao ter o controle diário e a extração de relatórios a qualquer momento.

Com isso, a parte contábil possuirá as informações necessárias, eliminando um possível retrabalho e minimizando erros com tributos, juros, multas e impostos.

Fraudes em NF-e não acontecem?

Ninguém está imune às fraudes com documentos fiscais. O controle deve ser rigoroso em relação às notas emitidas em seu CNPJ. Por isso, ao observar o XML de uma NF-e e identificar algo que não corresponda às suas atividades ou que tenha possíveis irregularidades, faça a Manifestação do Destinatário.

É importante ressaltar que o arquivo XML vai além de uma mera representação da NF-e, pois permite obter conhecimento sobre ela e também gerar relatórios para traçar direcionamentos do seu negócio, tendo como base informações precisas.

Como posso fazer a emissão do XML da nota fiscal?

Saiba que os emissores gerais que estão na internet são extremamente limitados e o passo a passo leva um tempo considerável até chegar à emissão da NF-e. Às vezes, há necessidade de redigitar todos os campos para emitir uma nova nota fiscal. Além de demorado, pode comprometer a produtividade e aparecer erros durante o preenchimento de uma nova nota fiscal.

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O melhor e o mais eficaz emissor de NF-e do mercado é da Treeunfe, além de ser gratuito nos primeiros 30 dias de teste. Completamente intuitivo, você consegue, de forma rápida, emitir suas notas fiscais de maneira simples e segura. Nós também contamos com uma atualização periódica, além de um suporte à disposição com atendimento via WhatsApp para melhor comodidade.

O emissor de notas fiscais da Treeunfe possui uma imensidão de vantagens: geração de cadastros de produtos e clientes, emissão de notas fiscais de devolução, notas de entrada, importação do XML e muito mais.

Com ele, você poderá emitir quantidades ilimitadas de notas fiscais! Tudo o que você precisa, em relação à emissão de NF-e, nosso software pode oferecer: desde a emissão da nota fiscal e o arquivo XML até o cálculo automático de impostos.

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