Como escolher o sistema de notas correto para seu negócio

A nota fiscal se tornou obrigatória para a maioria das empresas e com isso a demanda por um sistema de notas aumentou consideravelmente no meio dos empreendedores. 

Na maioria dos casos os empreendedores buscam melhorar os resultados das suas empresas e também otimizar o tempo gasto para fazer tarefas simples como emitir uma nota fiscal.

As empresas que têm um emissor de qualidade para emitir seus documentos fiscais conseguem ficar protegidas de todos os problemas fiscais que possam surgir, e como consequência disso acabam tendo seus processos automatizados dentro da empresa.

Como funciona um sistema de notas? 

Para entender e escolher um sistema de notas é preciso saber o que é um emissor de notas e porque ele é utilizado. O emissor NFe é utilizado para transmitir uma nota fiscal e registrar a venda de um produto ou serviço.

Ele é importante porque faz a conexão direta da sua empresa com os servidores da SEFAZ e do seu documento fiscal. Vale ressaltar que existem vários tipos de documentos fiscais e também vários tipos de emissores de documentos fiscais.

Mas vamos focar aqui apenas no sistema de notas fiscais que faz a emissão da sua nota fiscal eletrônica que é responsável por formalizar a venda de um produto ou serviço registrando o faturamento e também a cobrança de impostos.

A nota substitui os blocos de emissão e ajuda o fisco a reduzir a sonegação de impostos, e além disso ainda contribui para o meio ambiente reduzindo os gastos com papéis, impressão e também armazenamento. 

Para facilitar o entendimento, o sistema de notas é importante porque ele faz a emissão da sua nota fiscal, entrega nos servidores da SEFAZ e deixa sua empresa ligada diretamente ao fisco.

É obrigatório ter um sistema de notas? 

Não é obrigatório ter um sistema de notas dentro da sua empresa, mas alguem precisa fazer o preenchimento da nota fiscal e entregar para seu cliente para que sirva tanto de armazenamento como garantia para você e para seu cliente.

Um exemplo simples é em uma auto peças, o vendedor precisa enviar uma nota fiscal que confirma a venda da peça para seu cliente, sem esse documento não é possível comprovar a compra legalmente.

E da mesma forma não é possível ativar a garantia daquele produto caso tenha algum problema após a compra.

Dessa maneira o sistema de emissão se torna crucial para completar o ciclo completo da sua empresa ligando o cliente, o vendedor e a SEFAZ.

Em alguns casos a emissão da nota não ocorre todo dia e o empreendedor manda os dados para o seu contador fazer a emissão. Não podemos falar que está errado mas alguns contadores não aceitam esse tipo de serviço

Vantagens de ter um sistema de notas

Existem muitas vantagens para ter um emissor de notas fiscais que sempre é atualizado e segue as regras técnicas da SEFAZ, uma delas é a facilidade na emissão dos seus documentos fiscais.

Como comentado logo no começo, a busca por otimizar o afazeres dentro da empresa se tornou uma das principais dificuldades entre os empreendedores, e com isso qualquer otimização de tempo conta.

Existem sistemas que só fazem a emissão da nota, outros que tem um controle de estoque e até sistemas que controlam todos os processos de uma empresa, inclusive as contas a pagar e a receber.

Claro que esses são caros e muito mais complexos, mas existem modelos muito mais simples que controlam todo o processo de emissão de nota e facilita a vida do empreendedor referente às burocracias.

Para algumas empresas não é necessário um sistema que controla tudo, apenas o básico já atende o que a empresa precisa.

Mas de todos os ganhos que a empresa pode obter em ter um sistema de notas rodando internamente, nenhum se compara ao ganho de tempo e produtividade que a empresa adquire.

Todos emissores de nota são iguais? 

Nenhum emissor de notas é igual ao outro, existe um documento chamado nota técnica que é um livro compartilhado pela SEFAZ para unificar todos os processos de emissão, todos os sistemas são obrigados a seguir esse documento para as notas serem autorizadas pela SEFAZ.

Isso é o que unifica e gera a chave de acesso e o XML da nota fiscal, mas tirando o formato final do seu documento, o processo de emissão é diferente de emissor para emissor, alguns são mais simples e outros mais complexos.

Isso também influencia na escolha do empreendedor sobre o sistema, em alguns sistema o processo de emissão acaba sendo bem complexo por conter bastante informação, e para alguns usuários isso não é vantagem.

O sistema de nota tem valor? 

No mercado existem vários tipos de emissores e também várias formas de pagamento, alguns são cobrados por notas emitidas, outros por mensalidade, e outros são de graça que é o caso do FreeNFe.

Nesse sistema o cancelamento, a carta de correção a inutilização e principalmente a emissão da nota são gratuitos, e sua empresa pode utilizar sem nenhum tipo de cobrança.

Existem outros emissores gratuitos mas não oferecem tantas funcionalidades no modelo gratuito.

Na maior parte do tempo o empreendedor quer uma solução para resolver o processo de emissão de nota fiscal, mas percebe que também tem problemas ao enviar o arquivo ao contador e até mesmo fazer a entrada de nota, para todas essas opções o FreeNFe é indicado.

Alguns emissores são totalmente gratuitos mas não têm a qualidade de um emissor de notas fiscais e também não recebem todas as atualizações do SEFAZ constantemente.

Como escolher e investir em um emissor de nota? 

Antes de escolher qualquer emissor você precisa considerar alguns cenários que são de extrema importância na sua decisão.

A primeira coisa é verificar se o sistema é fácil de utilizar, não adianta utilizar um sistema consideravelmente barato e ele atrapalhar o seu processo de emissão de nota fiscal.

Veja se o sistema tem um período de teste e faça algumas emissões para entender como funciona e se ele é intuitivo. A interface também precisa ser amigável para melhorar ainda mais todo o processo.

Outro ponto super importante é verificar se o sistema possui um suporte técnico de qualidade para te atender caso tenha alguma dúvida referente a utilização do sistema, se caso fechar um contrato, em algum momento da sua trajetória será preciso utilizar o suporte.

Portanto é sempre bom verificar primeiramente o suporte e entender como ele funciona.

Verifique também se o cálculo de seus tributos são feitos automaticamente para evitar erros no preenchimento, esse é um ponto importante que sua empresa pode economizar tempo não precisando fazer o cálculo manualmente.

A minha recomendação é o FreeNFe para emissão de notas fiscais, um sistema rápido, eficiente e que vai te ajudar a otimizar seu tempo na emissão e sua emissão de NFe é totalmente gratuita.

O nosso suporte está a disposição para tirar todas suas dúvidas em relação a emissão das notas fiscais, o atendimento é feito na comodidade do seu WhatsApp.

O calculo automático é presente nas notas fiscais e também as atualizações são feitas periodicamente. 

Então não perca tempo, se você ainda não conhece o FreeNFe, clique no link abaixo e comece agora a emitir suas notas fiscais com qualidade e agilidade.

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