DBE: o que é, para que serve e como emitir corretamente

A formalização de uma empresa no Brasil envolve uma série de passos e documentos que, para muitos empreendedores, parecem complicados à primeira vista. Entre esses documentos, o DBE (Documento Básico de Entrada) ocupa um papel central.

Ele é o canal oficial de comunicação entre o empreendedor e a Receita Federal do Brasil (RFB) sempre que for necessário realizar qualquer alteração relacionada ao Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Se você está abrindo, alterando dados ou encerrando sua Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), saiba que o DBE é obrigatório. 

Entender para que ele serve, como emitir e como acompanhar sua aprovação é essencial para evitar atrasos e garantir que tudo seja registrado corretamente. Assim, você consegue navegar pela burocracia com segurança e manter a situação cadastral da sua empresa sempre em dia.

O que é o DBE (Documento Básico de Entrada)?

O Documento Básico de Entrada (DBE) é um formulário eletrônico utilizado para registrar qualquer solicitação relacionada ao Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). Trata-se do documento que formaliza o pedido do empreendedor à Receita Federal, seja para criar, alterar ou encerrar um CNPJ.

O DBE é gerado por meio do sistema Coleta Nacional, que integra a Redesim, plataforma nacional responsável por simplificar os processos de abertura, alteração e baixa de empresas em parceria com órgãos federais, estaduais e municipais.

Para que serve o DBE?

O DBE funciona como um protocolo oficial e um resumo das informações que serão atualizadas no CNPJ. Ele é obrigatório sempre que sua empresa precisar:

• Abrir um CNPJ (constituição da empresa);

• Alterar dados cadastrais, como:

  • razão social

  • nome fantasia

  • endereço

  • atividade econômica (CNAE)

  • capital social

  • quadro societário ou administradores;

• Encerrar (dar baixa) em uma empresa;

• Restabelecer um CNPJ baixado de forma indevida.

Em resumo: o DBE é a comprovação de que a comunicação com a Receita Federal foi iniciada e que a alteração cadastral está em andamento.

MEI precisa emitir DBE?

Esta é uma dúvida muito comum, e a resposta é: Não, o Microempreendedor Individual (MEI) não precisa de DBE. O processo de formalização do MEI é totalmente simplificado e realizado pelo Portal do Empreendedor (agora integrado ao portal Gov.br). 

A abertura, alteração e baixa do MEI são feitas de forma automática e digital, sem a necessidade de gerar o Documento Básico de Entrada.

Para fins de comprovação, o MEI utiliza o CCMEI (Certificado da Condição de Microempreendedor Individual), que já reúne:

• registro na Junta Comercial;

• CNPJ;

• e todas as informações cadastrais essenciais.

Portanto, se você é MEI, pode pular a etapa do DBE. O DBE é exigido para empresas enquadradas como Microempresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP) e outros portes que utilizam o processo de registro via Redesim.

Precisa saber como abrir uma Microempresa (ME)? Confira nosso guia completo disponível aqui no blog.

Como gerar o DBE (Passo a Passo)

A geração do DBE é totalmente online e acontece pelo sistema Coleta Nacional da Receita Federal, que integra o fluxo da Redesim. Para evitar erros e retrabalhos, é importante seguir a ordem correta do processo.

O papel da Redesim e a Viabilidade

A Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim) é o sistema que integra todos os órgãos envolvidos no processo de registro de empresas (Juntas Comerciais, Receita Federal, Prefeituras e órgãos de licenciamento). O DBE é o documento que formaliza a solicitação na esfera federal (CNPJ).

A ordem correta dos fatores:

O processo de formalização deve seguir uma ordem lógica, e o DBE é gerado após a primeira etapa:

1. Consulta de Viabilidade (Viabilidade Prévia): antes de gerar o DBE, você deve iniciar o processo de Consulta de Viabilidade na Junta Comercial do seu estado (ou no órgão de registro competente):

• Finalidade: a Viabilidade verifica se o nome empresarial escolhido e o endereço da empresa estão disponíveis e são permitidos para a atividade que você deseja exercer.

• Importância: o DBE só pode ser gerado após a aprovação da Viabilidade, pois o sistema da Receita Federal precisa das informações validadas pela Junta Comercial.

2. Geração do DBE (Coleta Nacional): Com a Viabilidade aprovada, você acessa o Portal da Redesim e inicia a solicitação de CNPJ (ou alteração/baixa). Você será direcionado ao sistema Coleta Nacional.

Preenchimento e transmissão do DBE

Na Coleta Nacional, você preencherá o formulário eletrônico com os dados da sua solicitação. As informações devem ser idênticas às aprovadas na Viabilidade.

• Ato cadastral: Indique o ato que está sendo solicitado (Inscrição, Alteração, Baixa, etc.).

• Dados da empresa: Preencha ou altere os dados cadastrais (endereço, CNAE, capital social, etc.).

• Responsável: Informe os dados do responsável legal pela empresa.

Após o preenchimento, o sistema solicitará a transmissão. Você pode transmitir o DBE de duas formas:

1. Com Certificado Digital (e-CNPJ): se você já possui um e-CNPJ, pode assinar o DBE digitalmente. Neste caso, o DBE é gerado e transmitido eletronicamente, sem necessidade de impressão.

2. Sem Certificado Digital: o sistema gerará o DBE para impressão. Este documento deverá ser assinado pelo responsável legal e entregue na unidade da Receita Federal (ou no órgão conveniado) juntamente com a documentação comprobatória.

Resultado: ao final da transmissão, o sistema fornecerá um Número de Protocolo (ou número do recibo) e um Identificador. Guarde esses números, pois eles são essenciais para a consulta.

Aproveitando que estamos falando sobre obrigações empresariais, confira também tudo sobre o SPED Fiscal aqui no blog.

Como consultar e saber se o DBE foi aprovado?

A consulta do status do DBE é feita online, utilizando o número de protocolo gerado na transmissão.

Passo 1: Acesso ao Portal da Redesim

Acesse o Portal da Redesim ou o sistema Coleta Nacional da Receita Federal.

Passo 2: Consulta por Número de Protocolo

Utilize a opção "Acompanhamento da Solicitação CNPJ" ou similar. Você precisará informar:

• Número do Protocolo: o número gerado na transmissão do DBE.

• Identificador: o código de segurança fornecido.

Passo 3: Análise do Status

O status do seu DBE pode variar, indicando a fase em que o processo se encontra:

Dica da Treeunfe: Se o status for Rejeitado, o sistema informará o motivo exato da rejeição. Corrija o erro no sistema Coleta Nacional e transmita novamente.

Quanto tempo leva para liberar o DBE?

O tempo de liberação do DBE varia conforme a complexidade do ato e a agilidade da Receita Federal e dos órgãos integrados (Junta Comercial, Prefeituras).

• Média: em processos totalmente digitais (com Certificado Digital), a aprovação do DBE pela Receita Federal pode ser quase imediata (em minutos ou poucas horas), pois a análise é automatizada.

• Processos físicos: Se houver necessidade de entrega de documentos físicos, o prazo pode se estender por dias úteis, dependendo da fila de atendimento da unidade da RFB.

Atenção: o prazo de liberação do DBE é apenas uma parte do processo. O tempo total para a abertura ou alteração da empresa dependerá também da aprovação da Viabilidade, do registro na Junta Comercial e da liberação das Inscrições Estadual e Municipal.

Que saber como administrar uma pequena empresa com eficiência? Confira o guia completo da Treeunfe disponível aqui no blog.

Como cancelar o DBE?

O cancelamento do DBE é necessário quando o empreendedor desiste da solicitação ou quando o DBE é gerado com erro e ainda não foi assinado/transmitido.

Regras e procedimentos de cancelamento

O procedimento de cancelamento depende da fase em que o DBE se encontra:

1. DBE Não Assinado/Transmitido: se o DBE foi apenas gerado, mas não assinado com Certificado Digital ou entregue na Receita Federal, ele pode ser cancelado diretamente no sistema Coleta Nacional, utilizando o número de protocolo.

2. DBE Assinado/Transmitido (Aguardando Análise): se o DBE já foi assinado e transmitido, mas ainda está em análise, o cancelamento pode ser solicitado no próprio sistema Coleta Nacional, mas dependerá da aprovação da Receita Federal.

3. DBE Aprovado: se o DBE já foi aprovado pela Receita Federal, ele não pode ser cancelado. Neste caso, se o empreendedor desistiu do ato, ele deve aguardar o prazo de validade do DBE expirar (geralmente 90 dias). Após a expiração, o DBE é automaticamente invalidado, e o processo não é concluído.

Importante: Prazo de Validade

O DBE tem um prazo de validade (geralmente 90 dias). Se o DBE expirar sem que o processo de registro na Junta Comercial seja concluído, ele é automaticamente invalidado, e você precisará gerar um novo.

DBE e o Protocolo de Transmissão:

Em alguns casos, o sistema pode gerar um Protocolo de Transmissão em vez do DBE. Ambos têm a mesma finalidade. O importante é sempre ter o número do protocolo para consulta e acompanhamento.

O DBE é o início da sua formalização

O Documento Básico de Entrada (DBE) é o primeiro passo formal para a vida legal da sua empresa. Ele garante que a Receita Federal esteja ciente e concorde com a sua solicitação de abertura, alteração ou baixa do CNPJ.

Entender o processo de geração e consulta do DBE é essencial para manter o cronograma de formalização sob controle. Lembre-se que o MEI está dispensado dessa etapa, mas a ME e a EPP devem seguir rigorosamente o processo via Redesim.

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Após a aprovação do seu DBE e a formalização da sua empresa, o próximo passo é garantir a emissão correta dos seus documentos fiscais. Um emissor de Notas Fiscais confiável e atualizado é fundamental para evitar erros fiscais e multas.

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