Quando abrimos uma empresa sabemos que é preciso emitir notas fiscais para que nossa empresa fique de acordo com o fisco, mas o que muita gente não sabe é que para certas ocasiões é preciso emitir também uma nota fiscal de entrada para sua mercadoria.
Funciona basicamente do mesmo jeito que uma nota fiscal de venda, só que nesse caso a sua empresa é o consumidor/vendedor dessa mercadoria.
Talvez fique meio confuso, mas fique tranquilo que neste post eu vou te ajudar a entender como a nota fiscal de entrada atua na sua empresa e qual sua principal função.
Nota fiscal de entrada: Minha empresa precisa emitir?
Primeiro precisamos entender que a nota fiscal de entrada é um documento para comprovação da movimentação da mercadoria em sua empresa, ou seja, é por ela que o fisco sabe que sua empresa está fazendo movimentações de compra e venda.
Ao contrário da nota fiscal de saída, a nota de entrada é emitida no momento da compra de mercadoria para sua empresa vender. Tanto o comprador quando o fornecedor precisa e tem a responsabilidade de emitir essa nota fiscal.
Quando o produto vendido é retornado para a empresa por algum motivo também é preciso fazer a emissão dessa nota fiscal de entrada porque o produto voltou para o estoque e isso precisa ser registrado.
Existem casos em que o produto é importado e o documento do país de origem não é válido no Brasil e portanto o comprador deve fazer a emissão da nota de entrada.
Outro caso importante é quando sua empresa disponibiliza algum produto para ser exibido em alguma feira ou apenas para ficar em exposição em algum lugar, nesse caso também é preciso fazer uma nota fiscal de entrada quando o produto retorna para a empresa e também para o estoque.
O mesmo caso serve para produtos que são arrecadados em leilões.
Quando a empresa compradora se disponibiliza pela retirada e pelo transporte da mercadoria também é preciso fazer esse tipo de nota fiscal.
Como vimos acima, esse tipo de nota fiscal não é restrito apenas à compra de mercadoria para sua empresa, é usada também em outras situações.
Qual a importância da nota fiscal de entrada?
Para entendermos essa importância precisamos saber a importância da nota fiscal de saída que é um pouco mais simples, quando é feito a venda de uma mercadoria dentro de uma empresa, o vendedor precisa fazer uma nota de saída por alguns motivos.
O primeiro é para garantia do cliente para que se houver algum problema técnico com o produto o cliente consiga trocar de maneira simples, e segundo é para própria segurança da movimentação interna do vendedor. Ou seja, para controle do seu estoque.
E o motivo mais importante é para que sua empresa “informe” ao fisco que foi feita uma movimentação de valor dentro de seu estabelecimento e foi retirado um produto do estoque.
E para a nota fiscal de entrada serve para os mesmos processos, informar ao fisco que você está alimentando o estoque da sua empresa para futuras vendas.
Serve também para a garantia do vendedor ao comprar de uma indústria produtos para comercialização, nesse caso todos ficam seguros por ter a nota fiscal emitida corretamente.
Digamos que a nota fiscal de entrada é uma segurança que sua empresa tem tanto na compra quanto na compra para comercialização do produto em si.
Emitir nota fiscal de entrada, os dois caminhos a se percorrer
Quando se fala nesse tipo de nota existem dois caminhos muito importantes que dão início a novas vertentes neste processo.
Importação da nota fiscal
O primeiro é quando a empresa ou indústria que vendeu a mercadoria que será comercializada em seu estabelecimento emite um XML de venda.
Esse XML de venda é utilizado para dar entrada em seu sistema, é basicamente uma nota de venda deles que vai se transformar em uma nota fiscal de entrada para você.
Desse modo você não precisa digitar uma nota fiscal completa para dar entrada, basta utilizar sistemas de notas fiscais para conseguir fazer esse processo sem nenhum problema.
Veja abaixo no FreeNFe.
Veja no vídeo acima como é simples fazer esse processo quando o XML da sua nota fiscal de entrada é enviado corretamente por outra empresa.
Emissão manual da nota fiscal de entrada.
Nesse caso aqui é um pouco diferente do que vimos acima. Aqui você precisa colocar a mão na massa e fazer a nota fiscal manualmente.
Mas não se assuste com isso, é basicamente trocar o tipo da nota fiscal para entrada dentro de seu emissor de nota fiscal.
Essa opção serve para casos em que a mercadoria saiu para alguma exibição e está voltando ou que ela foi arrematada em algum leilão.
Manifesto de destinatário, o que tem haver com a nota fiscal de entrada?
Agora aqui entramos em um tema que é pouco conhecido mas que funciona muito bem para a sua empresa e facilita bastante alguns processos.
Serve também como uma proteção para sua empresa nas compras de produtos para a comercialização.
Quando a sua empresa faz a compra dessa mercadoria, a nota que é emitida da empresa ou indústria é uma nota de saída no CNPJ da empresa compradora, no caso a sua empresa.
E quando isso acontece dentro dos servidores da SEFAZ é feito um evento chamado de manifesto de destinatário que acontece quando uma empresa emite uma nota fiscal contra o seu CNPJ.
A SEFAZ criou esse processo para proteger empresas que compram em grandes fluxos mercadorias para a comercialização, então fica muito mais simples manter o estoque atualizado.
Imagine que sua empresa compre 50 produtos diferentes em um único dia, todos eles com nota fiscal. Quando isso acontece de todas essas notas fiscais são geradas eventos e disparados contra seu CNPJ, se você tiver um sistema que faça a leitura desses eventos é possível fazer o download das notas de entrada e atualizar todo seu estoque.
E se caso tenha alguma mercadoria que sua empresa não adquiriu, é só não confirmar ela pelo próprio sistema que está recebendo, assim sua empresa não recebe a mercadoria e informa para a SEFAZ que não tem o conhecimento daquela mercadoria ou daquela nota fiscal.
Quais são as opções dentro do manifesto de destinatário?
Existem 4 opções quando você recebe a sua nota fiscal dentro do seu sistema.
Confirmação da operação: Essa opção informa que você conhece a mercadoria que está na nota fiscal e que vai receber ela dentro da sua empresa.
Ciência da operação: Informa que você conhece aquela mercadoria mas pode ter algum tipo de contratempo no meio do caminho e não vai confirmar a entrada agora.
Desconhecimento da operação: Informa que sua empresa não tem nenhum conhecimento daquela operação e não quer receber a nota fiscal dentro da sua empresa.
Operação não realizada: É quase como a última opção mas são para operações que não foram feitas, ou seja por algum motivo não teve o envio da mercadoria para sua empresa.
Todas essas opções podem ajudar a filtrar todas as notas fiscais que foram emitidas contra o CNPJ da sua empresa, e o melhor de tudo é que também te ajuda no processo interno da empresa.
Emita notas fiscais com o FreeNFe
Todos os passos que foram passados acima são muito importantes para qualquer empresa que quer começar de maneira certa dentro do mercado, e também serve para aquelas empresas que estão no mercado a muito tempo e não tem esse conhecimento.
Talvez a sua empresa precise emitir notas fiscais de entrada e ainda não emita.
O importante é se manter em dia com o fisco na emissão de qualquer nota fiscal, por isso o FreeNFe pode te ajudar nas duas formas de emissão da nota fiscal de entrada.
O melhor é que você pode receber a nota fiscal que foi emitida contra seu CNPJ com o nosso sistema de busca. Então não perca tempo, clique no link abaixo e comece agora suas emissões com o FreeNFe