A nota fiscal é um documento crucial para empresas de todos os tamanhos, pois ela garante a regularidade fiscal e facilita o controle tributário. No entanto, ao emitir esse tipo de documento, erros podem ocorrer, como divergências na quantidade de itens, valores incorretos, omissão de impostos, entre outras falhas que podem comprometer a autenticidade e a conformidade da nota.

Quando esses erros acontecem, como corrigir? A nota fiscal complementar é a solução para ajustar informações incorretas ou faltantes na nota fiscal original, garantindo que sua empresa se mantenha em conformidade com as obrigações fiscais. Neste conteúdo, vamos explicar como a NF-e complementar pode ser uma aliada para corrigir erros e evitar problemas com o fisco.

Nota fiscal complementar: o que é?

A nota fiscal complementar é utilizada para corrigir ou complementar informações de uma nota fiscal que apresenta erros ou está incompleta. É uma solução prática e eficiente, especialmente quando não é possível cancelar a nota original. Esse documento permite ajustar dados e garantir que as informações fiscais estejam corretas e completas.

4 situações para emitir uma NF-e complementar

A NF-e complementar é um recurso essencial para corrigir ou ajustar informações de notas fiscais já emitidas. Ela é utilizada em situações específicas que impactam diretamente a regularidade fiscal e o cumprimento das obrigações tributárias. Entenda os casos em que a emissão da NF-e complementar é necessária:

1. Valor

Quando uma nota fiscal é emitida com valores incorretos ou incompletos, a NF-e complementar é indispensável para corrigir essas informações. Esse ajuste pode incluir diferenças no preço de produtos, acréscimos não registrados inicialmente ou valores relacionados a serviços prestados.

Cabe enfatizar que a emissão de NF-e complementar aplica-se apenas ao complemento da NF-e original, não sendo adequada para reduções de valores, quantidades ou impostos.

2. Quantidade

A NF-e complementar também é necessária quando a quantidade registrada está errada. Isso ocorre, por exemplo, em casos onde a quantidade de mercadorias enviadas ou serviços prestados foi maior ou menor do que o informado inicialmente. A correção garante precisão nos registros fiscais e evita complicações legais.

3. Impostos

Erros no cálculo de tributos, como ICMS, IPI, ou ISS, podem ser ajustados com a NF-e complementar. Isso acontece em situações onde o imposto foi calculado com base em alíquotas incorretas, valores desatualizados ou mesmo na ausência de informações obrigatórias. Emitir a nota complementar assegura a conformidade fiscal e evita multas ou penalidades.

Você sabe o que é a retenção de impostos e como ela impacta suas obrigações fiscais? Entenda: o que é a retenção de impostos na nota fiscal.

4. Exportação

A NF-e complementar de exportação é amplamente utilizada para ajustar valores em operações realizadas em moeda estrangeira. A cotação do câmbio pode variar entre o momento da emissão e o recebimento da nota fiscal, exigindo um ajuste para refletir o valor correto da transação no documento fiscal.

Quanto tempo pode emitir a nota fiscal complementar?

A nota fiscal complementar pode ser emitida até 72 horas após a emissão da NF-e original, independentemente do tipo de ajuste necessário, como valores, quantidades ou impostos. No entanto, em algumas situações específicas, como correções relacionadas à quantidade de mercadorias ou ajustes de impostos, o prazo pode variar.

Isso está sujeito ao disposto no artigo 182 da RICMS, que estabelece prazos diferenciados dependendo da legislação estadual. Por isso, é essencial verificar as regras fiscais do município ou estado onde a empresa está registrada para garantir que o procedimento esteja conforme a legislação vigente.

Informações que deve constar na NF-e complementar

A NF-e complementar é um documento fiscal utilizado para corrigir ou ajustar informações de uma nota fiscal previamente emitida. Para garantir a precisão e a conformidade fiscal, é importante que todos os dados relevantes sejam corretamente preenchidos. A seguir, estão as informações essenciais que devem constar na NF-e complementar:

• Dados da empresa emitente: inclua o nome ou a razão social, CNPJ, endereço e outras informações cadastrais da empresa responsável pela emissão da NF-e complementar;
• Dados do destinatário: informe os dados do cliente ou destinatário, como nome ou razão social, CNPJ ou CPF, e endereço completo;
• Motivo da complementação: especifique o motivo pelo qual a NF-e complementar está sendo emitida, como ajuste de valores, quantidades, impostos ou outras correções;
• Dados da NF-e original: embora não haja exigência legal, incluir informações da nota fiscal original, como número, série e data de emissão, facilita o controle e a rastreabilidade das notas emitidas;
• Itens da operação: liste os itens corrigidos ou complementados, informando as descrições, códigos, unidades de medida e quantidades ajustadas;
• Valor total da operação: atualize o valor total da operação considerando os ajustes realizados na NF-e complementar;
• Impostos: informe os valores ajustados de tributos, como ICMS, IPI ou ISS, destacando as alterações realizadas;
• Dados do transporte: se necessário, insira os dados relacionados ao transporte, como volumes, pesos e informações do transportador, caso tenham sido alterados ou complementados.

Casos que não é necessário emitir NF-e complementar

Nem todas as situações exigem a emissão de uma nota fiscal complementar. Confira os principais casos em que isso não é necessário:

1. Erro em nota fiscal emitida há menos de 24 horas: se a nota fiscal foi emitida há menos de 24 horas e possui erros, ela pode ser cancelada e substituída por uma nova, sem necessidade de uma NF-e complementar;
2. Devolução ou troca de produtos: em situações de devolução ou troca de mercadorias, a emissão de uma nota fiscal de devolução é suficiente, dispensando a nota complementar;
3. Correção de dados irrelevantes: erros que não impactam o valor total, impostos ou informações essenciais podem ser corrigidos com uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), desde que estejam dentro das regras permitidas;
4. Erros irrelevantes: alterações pequenas, como grafias incorretas que não afetam dados fiscais, não exigem emissão de nota complementar;
5. Duplicidade de notas: se uma nota foi emitida em duplicidade, a nota fiscal original permanece válida e nenhuma complementação é necessária;
6. Emissão fora do prazo: não é possível emitir uma NF-e complementar após o prazo regulamentado para ajustes ou correções da nota fiscal original;
7. Incompatibilidade com a NF-e original: casos em que os dados da NF-e complementar não correspondem à nota fiscal original tornam o documento inválido, sendo necessário buscar alternativas de correção.

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Além disso, para mais conteúdos e dicas sobre gestão fiscal, continue nos acompanhando. Não deixe de conferir também nosso post sobre como emitir nota fiscal de produto rapidamente e aprenda ainda mais sobre como otimizar suas rotinas fiscais.