Quando uma empresa realiza uma venda, ela emite a nota fiscal eletrônica (NF-e) em formato XML e envia para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Depois da validação, é possível gerar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que acompanha a mercadoria fisicamente.

Uma compra acarreta um processo de fiscalização e o DANFE surgiu para auxiliar todos os envolvidos nessa ação, especialmente os que atuam na fase de transporte. Apesar de semelhantes, o DANFE e o XML não são a mesma coisa.

Mas então, para que serve exatamente o DANFE simplificado? Ele serve para acompanhar a mercadoria durante o transporte, trazendo um resumo das informações da nota, como o valor total, a descrição dos produtos e o código de barras para consulta. Ele também facilita a consulta da NF-e armazenada nos servidores da SEFaz.

Para ajudar a esclarecer, preparamos um conteúdo completo abordando o que é este documento, qual a função, como emitir e quando utilizar! Continue em nosso post e saiba mais. Boa leitura.

Como podemos definir o que é o DANFE simplificado?

O DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, nada mais é que a representação facilitada e física da NF-e. Trata-se de uma versão reduzida da Nota Fiscal Eletrônica, com o objetivo de facilitar a circulação de mercadorias e o controle fiscal de forma prática e ágil.

O DANFE simplificado contém informações essenciais para identificar a operação e validar a nota fiscal, mas de forma mais compacta, sem todos os detalhes presentes na NF-e completa.

E qual é a diferença entre o DANFE simplificado e o DANFE completo?

O DANFE completo contém todos os dados da NF-e e é utilizado quando há a necessidade de um documento mais detalhado, como para operações de venda com nota fiscal. Já o DANFE simplificado é a versão mais enxuta, usada principalmente para acompanhar mercadorias em trânsito, contendo apenas as informações essenciais, como chave de acesso. Esse documento é conhecido como “etiqueta” e vai colado na parte externa da embalagem do produto.

Este surgiu em 2020 como consequência da expansão do comércio eletrônico brasileiro (e-commerce).

Qual é a função do DANFE simplificado?

A principal função do DANFE simplificado é acompanhar o trânsito de mercadorias, permitindo que elas sejam transportadas de forma legal e com a documentação necessária. Ele também serve para que a fiscalização possa verificar a validade da nota fiscal eletrônica de forma rápida, processo feito através de um código de barras ou uma chave de acesso que está contida nesse documento.

Além disso, temos o XML da NF-e, que é um arquivo digital usado para registrar e enviar as informações de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele é gerado em formato XML (Extensible Markup Language), que é uma linguagem padronizada para organizar dados de forma legível tanto por sistemas quanto por pessoas. Sendo basicamente um código de programação, esse arquivo carrega a assinatura eletrônica do emissor.

Certo, mas como o arquivo XML está relacionado com o DANFE simplificado? O DANFE permite o acesso fácil e rápido ao XML da NF-e, que contém todas as informações fiscais detalhadas da transação. Continue com a gente para explicarmos como funciona esse processo!

Como é a estrutura do DANFE simplificado?

Assim, a estrutura do DANFE deve possuir apenas as informações essenciais:

• Dados da empresa emissora (CNPJ, razão social, etc.);
• Dados do destinatário;
• Descrição das mercadorias;
• Chave de acesso da NF-e (que é o ponto chave para acessar o XML).

A partir da NT2020.004, versão 1.10, de agosto de 2024, o valor total da nota fiscal não deve estar presente no DANFE, como era feito anteriormente. A norma técnica foi publicada no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Quais são as especificações para emissão?

Segundo a Nota Técnica 2020.004 da NF-e, existem algumas especificações para a emissão do DANFE simplificado, sendo elas:

1. Formato e Tamanho do Papel: Qualquer papel com largura mínima de 55m, com exceção de papel jornal, desde que seja garantido o contraste necessário para assegurar a leitura do código de barras nos equipamentos normais do mercado;
2. Leitura da Chave de Acesso: A chave de acesso deve ser legível, acompanhada do código de barras. Isso facilita a conferência pelo destinatário ou órgãos fiscalizadores;
3. Padrões de Caracteres (tipos de fontes): Todos os caracteres devem estar impressos em tamanho de no mínimo seis (6) pontos. Os títulos deverão ser em negrito e em letras maiúsculas;
4. No DANFE Simplificado – Etiqueta, é necessário que sejam visíveis e impressos, no mínimo, além da chave de acesso, o seu código de barras e o correspondente Protocolo de Autorização de Uso, juntamente com as informações contidas nos seguintes campos:

a) A expressão “DANFE Simplificado – Etiqueta”;

b) Informações do emitente: Nome/Razão Social, UF, CNPJ, Inscrição Estadual;

c) Dados gerais da NF-e: Tipo de operação (entrada ou saída), Série e Número da NF-e, Data de emissão;

d) Informações do destinatário/remetente: Nome/Razão Social, UF, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual (se houver);

e) Contingência EPEC: Incluir o protocolo de autorização do Evento EPEC.

Como realizar a emissão do DANFE simplificado?

1. Gerar a NF-e e seu XML: Primeiro, você precisa emitir a Nota Fiscal Eletrônica no sistema ERP ou software de emissão, gerando o arquivo XML da NF-e. Esse arquivo é a base do DANFE;
2. Selecionar a opção de DANFE Simplificado: Ao ter a nota autorizada, vá até “mais opções” e terá a opção “Imprimir etiqueta”;
3. Verificar os campos obrigatórios: Mesmo em formato reduzido, o DANFE simplificado deve conter as informações básicas da NF-e (mencionadas no tópico anterior);
4. Imprimir ou enviar digitalmente: Depois de gerado, o DANFE simplificado pode ser impresso em papel (geralmente A5, metade de uma folha A4) ou enviado em formato PDF para facilitar o transporte e o armazenamento do documento.

Como consultar a NF-e através do DANFE simplificado?

Primeiramente, tenha em mãos a chave de acesso disponibilizada no DANFE simplificado. Em seguida, siga os 5 passos abaixo para não cometer erros no momento de emissão das notas:

1. Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica. A consulta pode ser feita por meio de um celular ou computador;
2. Em seguida, clique em “Consultar NF-e”;
3. Digite no campo de texto a chave de acesso, valide o captcha e pressione “Continuar”;
4. A nota aparecerá em sua tela! Para poder fazer o download, é necessário ter o certificado digital.
5. Ao rolar a tela para baixo, será possível encontrar ícones para impressão.

Confira também como mudar a CNAE do seu MEI.

Por fim, quais os benefícios de utilizar o DANFE simplificado?

A criação do DANFE simplificado foi pensada para otimizar todo o processo de compra e fiscalização. Além disso, ao utilizar esse documento, o benefício não se limita somente ao emissor, mas também ao comprador. Com etiquetas objetivas, o processo de entrega é mais ágil e eficiente, diminuindo os atrasos nas entregas, gerando uma experiência positiva para o cliente e um bom retorno para a empresa.

Ainda, a redução permitida no tamanho da impressão para o DANFE simplificado acarreta economia de papel e plástico, pois anteriormente o DANFE completo tinha que ser enviado em tamanho A4 e embalado em um plástico. Pensando nesse processo em grande volume, a economia em toner, plástico, papel e, principalmente, tempo torna-se considerável.

Agora você sabe tudo o que é preciso sobre o DANFE simplificado! Você sabia que pelo Treeunfe NFe é possível emitir sua etiqueta de forma prática e rápida? Tudo em mãos para otimizar os processos do seu negócio.

Que tal continuar em nosso blog para conferir 10 dicas para evitar rejeições na nota fiscal? Até a próxima!