Veja quando e como fazer o cancelamento de nota fiscal eletrônica

Se você emitisse uma NFe errada, saberia o que fazer? Quem tem um empreendimento sabe: esse tipo de problema acontece com mais frequência do que se imagina. Sendo assim, aprender a fazer o cancelamento de nota fiscal eletrônica é essencial.

Para ajudar nessas horas, decidimos elencar as principais dicas sobre como efetuar o cancelamento, além das situações em que isso pode ser feito. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe o post!

Quando é possível cancelar uma nota fiscal eletrônica?

A primeira condição para cancelar uma nota fiscal é o prazo. O documento pode ser invalidado em até 24 horas a partir de sua emissão. Além disso, devido aos inúmeros imprevistos entre o momento da compra e a sua concretização, a nota também pode ser cancelada quando não há a entrega do produto ou a prestação do serviço.

Outra situação comum e que permite o cancelamento da nota é o erro no preenchimento dos impostos, seja na digitação ou no cálculo.

Vale lembrar que esse procedimento deve ser feito apenas quando necessário. Com exceção dos casos mencionados, o cancelamento de notas é associado à emissão de notas frias e ao crime de sonegação de imposto, caracterizado por uma situação em que o documento atesta uma venda que não aconteceu. Por isso, tome cuidado!

Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica pode ser cancelada tanto pelo site da Sefaz de cada estado como com a ajuda de softwares de gestão, que facilitam esse processo. A seguir, saiba mais sobre cada maneira:

Via site

Para invalidar a nota, é preciso assinar um pedido de cancelamento. Nesse caso, dados como o CNPJ e o certificado digital são usados para preencher as informações do contribuinte.

Como fazer a transmissão da solicitação? Uma das formas é pelo site da Sefaz do respectivo estado brasileiro. Nesse caso, será necessário entrar na página e clicar em “gerenciar emissão”. Para acessar a nota, é preciso ter em mãos a chave de acesso. O que isso significa?

Trata-se de um código de 44 dígitos que acompanha o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), revelando informações como UF, ano, mês, série e por aí vai. No papel, é possível encontrá-lo abaixo do código de barras.

Em seguida, o portal vai pedir outras informações, como remetente, número da nota e o preenchimento de uma “captcha”. Se estiver tudo certo, o documento será exibido na tela e, então, basta clicar em “cancelar”.

Via software

Também é possível usar um software especializado para isso. Se você for um usuário do FreeNFe, por exemplo, basta entrar na tela principal do programa e procurar a nota a ser cancelada.

Ao selecioná-la, vá em “Cancelar Nota Fiscal”. Na tela seguinte, surgirão as informações da nota, como número, data, valor, razão social, cidade, UF, chave, protocolo, data e por aí vai. A última caixa de texto tem o espaço de “motivo para cancelar a nota”. Basta preenchê-la e clicar em ”gravar”.

Como você pôde ver, o cancelamento de nota fiscal eletrônica é um processo simples. Basta se atentar aos dados do documento e às regras para cancelamento. Vale lembrar ainda que, em alguns casos, esse processo pode ser substituído pela nota complementar ou de anulação.

Por fim, não se esqueça de ficar de olho nos prazos para fazer o cancelamento, que podem variar de acordo com as regras de cada estado. Na maioria das vezes, o prazo de cancelamento é de 24 horas, mas regiões como Mato Grosso e Mato Grosso do Sul têm vencimentos menores, por exemplo.

E você? O que acha de contar com o suporte de um emissor de notas fiscais com recursos exclusivos? Caso queira saber mais sobre o assunto, entre em contato com a gente!

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