A partir de abril de 2025, importantes mudanças na emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) entrarão em vigor, impactando diretamente empresas de todo o Brasil. Essas alterações foram estabelecidas pelo Ajuste Sinief nº 43/2023, publicado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), e pela Nota Técnica nº 2024.002, trazendo novidades significativas no processo de emissão e no tratamento de irregularidades fiscais.

Fim do evento de denegação

Uma das mudanças mais impactantes é a extinção do evento de denegação na NF-e, modelo 55, que será substituído pelo evento de rejeição. Até então, a denegação ocorria quando havia alguma inconsistência cadastral, como problemas na Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário, bloqueando a autorização da nota fiscal. Com a nova regra, a partir de setembro, essas inconsistências farão com que a nota seja diretamente rejeitada pelo sistema autorizador, ao invés de ser denegada.

A denegação tinha um caráter definitivo, impossibilitando o uso da numeração da nota fiscal envolvida, o que trazia desafios adicionais para as empresas. Com a substituição pelo evento de rejeição, o processo se torna mais direto e permite maior flexibilidade para correções e reenvios, facilitando a regularização das operações.

Para evitar problemas com a rejeição de notas fiscais, as empresas devem estar atentas a alguns pontos-chave. A seguir, listamos 10 dicas práticas e detalhadas para evitar erros que podem resultar em uma rejeição perante a SEFAZ:

1. Verifique os dados cadastrais

Um dos erros mais comuns que levam à rejeição de notas fiscais é a inserção incorreta de dados cadastrais. Isso inclui informações do emitente, como CNPJ, inscrição estadual, e dados do destinatário. Um número de CNPJ incorreto ou uma inscrição estadual inválida podem causar a rejeição imediata da nota pela SEFAZ. Por isso, antes de emitir a nota, revise cuidadosamente todos os dados cadastrados no site do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).

Quais são as rejeições da NF-e associadas à Inscrição Estadual?

2. Valide os produtos e serviços

A descrição e a codificação dos produtos e serviços são cruciais para a emissão correta da NF-e. Certifique-se de que o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) está correto e que a descrição dos itens reflete exatamente o que está sendo vendido ou prestado. Além disso, verifique se a quantidade, unidade de medida e valores estão de acordo com a legislação vigente. Erros nesses campos podem não só gerar rejeições, mas também problemas maiores, como multas ou fiscalizações mais rigorosas.

3. Revise os impostos

O cálculo correto dos impostos é fundamental para a aceitação da nota fiscal. A NF-e deve conter informações precisas sobre os tributos envolvidos, como ICMS, IPI, PIS e COFINS. Utilize o CST (Código de Situação Tributária) correto e verifique se as alíquotas aplicadas estão de acordo com a legislação. Se houver erro no cálculo ou na aplicação desses impostos, a SEFAZ pode rejeitar a nota fiscal.

4. Atenção ao CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é outro ponto crítico na emissão da NF-e. O CFOP indica a natureza da operação que está sendo realizada, como vendas, devoluções, transferências, etc. Utilizar um CFOP inadequado ou incorreto pode resultar na rejeição da nota. Portanto, é essencial que você selecione o CFOP correto para cada operação, de acordo com o tipo de transação que está realizando.

5. Observe o prazo de envio

Além dos aspectos técnicos, o prazo de envio da NF-e também é um fator importante. A legislação fiscal de cada Estado determina prazos específicos para o envio da nota fiscal à SEFAZ, e o não cumprimento desses prazos pode resultar em rejeição. Assim, é fundamental que a emissão e o envio da nota sejam realizados dentro do prazo legal para evitar complicações.

6. Credenciamento na SEFAZ

Antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas, é essencial que a sua empresa esteja devidamente credenciada na SEFAZ do seu Estado. O credenciamento permite que a empresa emita NF-e em conformidade com a legislação. Se a empresa não estiver credenciada, a SEFAZ não aceitará a nota fiscal, resultando em rejeição. Verifique o credenciamento e mantenha-o atualizado para evitar problemas.

Credenciamento na SEFAZ e Rejeição 203: qual a relação?

7. Use o ambiente de homologação

O ambiente de homologação é uma ferramenta valiosa para testar a emissão de NF-e antes de realizá-la em ambiente de produção. Nele, você pode identificar erros e corrigi-los sem que a operação comercial seja afetada. Realizar testes no ambiente de homologação ajuda a garantir que todos os aspectos da nota fiscal estejam corretos, minimizando as chances de rejeição quando a nota for enviada para a SEFAZ.

Qual a diferença entre ambiente de produção e homologação?

8. Atualize seu software emissor

O software emissor de notas fiscais deve estar sempre atualizado para refletir as últimas mudanças na legislação fiscal e nas regras da SEFAZ. O uso de versões antigas ou desatualizadas pode gerar incompatibilidades e erros na emissão, levando à rejeição da NF-e.

Com o Treeunfe NFe, você não precisa se preocupar com isso. Por ser um emissor online, o Treeunfe NFe é automaticamente atualizado com as últimas implementações técnicas e regulamentações fiscais, garantindo que suas notas fiscais sejam emitidas de acordo com as normas mais recentes. Isso elimina a necessidade de verificações manuais e garante que você esteja sempre em conformidade, evitando problemas de rejeição por conta de versões desatualizadas do sistema.

9. Analise as rejeições anteriores

Se sua empresa já teve notas fiscais rejeitadas no passado, é importante analisar os motivos dessas rejeições e tomar medidas para evitar que o erro se repita. A SEFAZ geralmente fornece um código de rejeição e uma descrição do erro. Utilize essas informações para corrigir o processo e evitar futuras rejeições.

10. Consulte a legislação vigente

As regras fiscais estão em constante mudança, e a legislação que regula a emissão de notas fiscais eletrônicas não é exceção. Para garantir que sua empresa esteja em conformidade, é importante manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação fiscal e nos regulamentos da SEFAZ. Isso inclui desde alterações nas alíquotas de impostos até novos requisitos para a emissão de NF-e. Para isso, esteja sempre atento ao Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Emitir uma nota fiscal eletrônica corretamente exige atenção aos detalhes e um bom conhecimento das regras fiscais. Ao seguir as dicas mencionadas, você reduz significativamente as chances de ter sua NF-e rejeitada pela SEFAZ, garantindo um processo mais fluido e evitando transtornos para o seu negócio. Fique atento e, sempre que possível, consulte especialistas para assegurar que suas operações estejam dentro da conformidade fiscal.