NF-e Complementar: conheça os tipos e saiba quando emitir

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento que formaliza as operações comerciais da sua empresa. Mas, no dia a dia, mesmo com atenção e rotina organizada, erros podem acontecer: um imposto calculado a menos, uma quantidade informada de forma incorreta ou até uma omissão de valor. 

Quando isso ocorre, não é necessário cancelar toda a operação. A forma correta e transparente de ajustar o documento é por meio da NF-e Complementar.

A nota complementar não substitui a nota original: ela acrescenta as informações que ficaram faltando. E usá-la da maneira correta é essencial para manter a conformidade fiscal e evitar problemas com o Fisco, desde autuações até cobranças indevidas.

A seguir, você vai entender o que é a NF-e Complementar, quais são os tipos existentes, em quais situações deve ser utilizada e o passo a passo para emitir corretamente, reduzindo qualquer risco desnecessário.

O que é a NF-e Complementar e qual sua finalidade?

A NF-e Complementar é um documento fiscal usado para acrescentar ou ajustar informações que ficaram faltando na nota original, sempre depois que a operação já foi concluída.

Ela não substitui a NF-e original: apenas complementa valores, garantindo que tudo esteja registrado conforme determina a legislação.

Base legal: por que a NF-e Complementar existe?

A emissão da Nota Fiscal Complementar está prevista nas regras do ICMS e do IPI. O objetivo é assegurar que o valor da operação e os impostos estejam corretos, especialmente quando a situação não pode ser corrigida por meio de uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

A legislação determina que a NF-e Complementar deve ser emitida quando houver:

• Acréscimo no valor da mercadoria: quando, após a emissão da NF-e original, houver um aumento no valor da operação.

• Acréscimo no valor do imposto: quando o imposto (ICMS ou IPI) tiver sido calculado a menor.

• Diferença de preço: em casos de reajuste contratual ou erro de cálculo que resulte em um preço maior.

Regra de ouro: nota complementar não corrige erros

A NF-e Complementar não serve para corrigir erros básicos, como dados cadastrais ou datas. Ela existe exclusivamente para complementar valores ou impostos que foram informados a menor na nota original. Em outras palavras:

• Se o erro envolve valor, quantidade ou imposto, a solução é a NF-e Complementar.

• Se o erro envolve texto, códigos ou informações que não alteram a tributação, a solução é a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

Aproveite e confira também o que é o código CSOSN do Simples Nacional e quando você deve usá-lo.

NF-e Complementar x Carta de Correção (CC-e)

Muitos empreendedores confundem a NF-e Complementar com a Carta de Correção Eletrônica (CC-e). A distinção é simples, mas vital para a conformidade fiscal:

Em resumo: se o erro envolve dinheiro (valor, imposto, quantidade), use a NF-e Complementar. Se o erro é apenas descritivo (texto, código), use a Carta de Correção.

Precisa cancelar uma nota fiscal fora do prazo? Acesse nosso post e entenda como fazer.

Tipos de NF-e Complementar e quando emitir cada uma delas

A legislação fiscal brasileira prevê três tipos principais de Nota Fiscal Complementar. Cada uma atende a uma situação específica da operação e deve ser usada da forma correta para evitar problemas com o Fisco.

1. NF-e Complementar de Valor (Preço)

Use quando for necessário acrescentar valores que ficaram de fora da nota original.

Quando emitir:

• Quando o preço foi faturado a menor na NF-e original.

• Quando houve reajuste de preço após a emissão (contratos com atualização, por exemplo).

• Quando frete, seguro ou despesas acessórias não foram incluídos na nota inicial.

Exemplo prático: você vendeu um produto por R$ 100,00, mas o valor correto era R$ 120,00. A solução é emitir uma NF-e Complementar de Valor de R$ 20,00, referenciando a nota original.

2. NF-e Complementar de Imposto

É usada exclusivamente para acrescentar imposto que deveria ter sido destacado na NF-e original.

Quando emitir:

• Quando o ICMS, IPI, PIS ou COFINS foi calculado a menor.

• Quando é necessário complementar o ICMS devido ao DIFAL em operações interestaduais.

• Quando o imposto deveria ter sido destacado, mas não foi.

Exemplo prático: você destacou o ICMS de 12%, mas a alíquota correta era 18%. A NF-e Complementar deve conter apenas a diferença de 6%, sempre referenciando a nota original.

3. NF-e Complementar de Quantidade

Usada para acrescentar unidades que ficaram de fora da nota original.

Quando emitir:

• Quando a quantidade faturada foi menor do que a quantidade realmente enviada ao cliente.

Exemplo prático: a NF-e original indicava 10 unidades, mas você enviou 12. É necessário emitir uma NF-e Complementar de Quantidade para as 2 unidades restantes, com os respectivos valores e impostos.

Passo a passo técnico para a emissão correta

A emissão da NF-e Complementar exige atenção, porque ela precisa “conversar” perfeitamente com a nota original.

Passo 1: finalidade da emissão

Ao emitir a NF-e Complementar, o campo "Finalidade da Emissão" (finNFe) deve ser preenchido com o código 2 - NF-e Complementar.

Passo 2: referenciar a nota original

A NF-e Complementar deve obrigatoriamente referenciar a chave de acesso da NF-e original que está sendo complementada. Isso é feito no campo "NF-e Referenciada" (refNFe).

Passo 3: natureza da operação e CFOP

• Natureza da Operação: Deve ser a mesma da nota original, mas com o termo "Complementar" ou "Complemento de..." (Ex.: "Venda de Mercadoria - Complementar").

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): O CFOP da NF-e Complementar deve ser o mesmo da nota original. Se a nota original foi uma venda (CFOP 5.101), a complementar também será 5.101.

Exceção e detalhamento do CFOP:

Embora a regra geral seja manter o CFOP original, é crucial entender que a NF-e Complementar só deve conter os itens que estão sendo complementados.

• Exemplo de venda (CFOP 5.101): Se a NF-e original foi uma venda, a complementar de valor ou imposto também usará o CFOP 5.101. No entanto, apenas o item cujo valor ou imposto está sendo complementado deve ser listado na NF-e Complementar, com a diferença de valor.

• CFOPs específicos para complemento de ICMS-ST: Em alguns estados, pode haver CFOPs específicos para complemento de ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST), mas a regra geral para o complemento de valor ou imposto próprio é manter o CFOP da operação original.

Passo 4: preenchimento dos valores e impostos

Este é o passo mais delicado. A NF-e Complementar deve conter apenas os valores e impostos que estão sendo adicionados.

• NF-e Complementar de Valor: Preencha o valor total da nota apenas com a diferença (o valor que faltou).

• NF-e Complementar de Imposto: Preencha a base de cálculo e o valor do imposto apenas com a diferença que faltou ser destacada. Os demais campos de imposto devem ser preenchidos com zeros ou com o CST/CSOSN de "Outras" ou "Sem Incidência".

Exemplo detalhado de complemento de ICMS:

Imagine que a NF-e original teve uma Base de Cálculo de ICMS de R$ 1.000,00 e a alíquota correta era 18%, mas foi destacado 12%.

• ICMS Destacado (12%): R$ 120,00

• ICMS Correto (18%): R$ 180,00

• Valor a Complementar: R$ 60,00

A NF-e Complementar deve ser emitida com:

• Base de Cálculo do ICMS: R$ 1.000,00 (a base não muda, o que muda é o valor do imposto)

• Valor do ICMS: R$ 60,00 (apenas a diferença)

• Informações Complementares: detalhar que se trata de complemento de ICMS referente à NF-e original [Chave de Acesso] devido a erro na alíquota.

Passo 5: Informações complementares

Este é o passo mais delicado. A NF-e Complementar deve conter apenas os valores e impostos que estão sendo adicionados.

• NF-e Complementar de Valor: preencha o valor total da nota apenas com a diferença (o valor que faltou).

• NF-e Complementar de Imposto: preencha a base de cálculo e o valor do imposto apenas com a diferença que faltou ser destacada. Os demais campos de imposto devem ser preenchidos com zeros ou com o CST/CSOSN de "Outras" ou "Sem Incidência".

É obrigatório detalhar o motivo da emissão da NF-e Complementar no campo "Informações Complementares" (infCpl).

• Exemplo: "Nota Fiscal Complementar emitida para complementar o valor da mercadoria em R$ 20,00, referente à NF-e [Chave de Acesso da Nota Original], devido a reajuste de preço."

Você sabe o risco de não gerenciar suas notas fiscais corretamente? Acesse o post em que abordamos o assunto e confira.

Prazos e regras específicas

Embora alguns detalhes possam variar entre os estados, existem regras gerais sobre prazo e uso correto da NF-e Complementar que todo empreendedor precisa conhecer.

Prazo de Emissão

A NF-e Complementar deve ser emitida assim que o erro for identificado. De forma geral, a legislação permite a emissão até o último dia do período de apuração do imposto (mês) em que a nota original foi emitida. 

Mas, na prática, quanto antes você regularizar, melhor. Isso reduz o risco de inconsistências em eventuais cruzamentos fiscais.

NF-e Complementar de Exportação

Em operações de exportação, a NF-e Complementar é fundamental para complementar o valor da mercadoria ou do imposto, especialmente se houver variação cambial entre a emissão da nota e o fechamento do câmbio.

• Regra: a NF-e Complementar de Exportação deve ser emitida até o último dia do mês de fechamento do câmbio, referenciando a NF-e original de exportação.

Casos em que a NF-e Complementar é indispensável

Em algumas situações, não existe atalho: a única forma legal de corrigir a operação é pela NF-e Complementar, e não pela Carta de Correção (CC-e).

Regra prática para lembrar:

• Envolveu aumento de valor ou imposto? Use a NF-e Complementar.

• Ajuste apenas descritivo, sem impacto em tributo? Use a Carta de Correção.

NF-e Complementar e o Simples Nacional

Mesmo com o regime simplificado, quem está no Simples Nacional também pode precisar emitir NF-e Complementar, especialmente em operações interestaduais.

Em muitos estados, a legislação do ICMS exige que o contribuinte do Simples, na condição de destinatário, recolha a diferença de alíquota (DIFAL) em compras de outros estados.

Quando o fornecedor não destaca corretamente o ICMS na nota original, pode ser necessário que a sua empresa:

• emita uma NF-e de entrada complementar;

• para regularizar a diferença de imposto e, quando permitido, garantir o crédito fiscal.

Por isso, mesmo no Simples Nacional, é importante acompanhar de perto as regras do seu estado e contar com o apoio do contador.

NF-e Complementar de Exportação (Variação Cambial)

Nas operações de exportação, a NF-e Complementar também tem um papel importante, especialmente quando há variação cambial entre a data de emissão da NF-e e o fechamento do câmbio. Nesses casos, a legislação permite que o exportador emita uma NF-e Complementar de Valor para:

• registrar a diferença em moeda nacional,

• garantindo que o valor real da operação conste nos registros fiscais e contábeis.

Objetivo: refletir, em reais, o valor efetivamente recebido pela exportação.

Prazo: a NF-e Complementar deve ser emitida até o último dia do mês em que ocorrer o fechamento do câmbio, sempre referenciando a NF-e de exportação original.

A conformidade fiscal está nos detalhes

A Nota Fiscal Complementar é uma aliada importante na rotina fiscal, principalmente para quem está profissionalizando a gestão do negócio. Ela mostra que a empresa está disposta a corrigir o que for preciso de forma transparente, em vez de “deixar passar”.

Não encare a NF-e Complementar como um problema, mas como uma ferramenta de ajuste:

• conhecer os tipos (valor, imposto e quantidade);

• saber quando ela é obrigatória;

• e entender quando ela deve ser utilizada em vez da Carta de Correção.

São atitudes que evitam multas, autuações e ruídos com clientes. Ao seguir as orientações técnicas e o passo a passo deste guia, você transforma a complexidade fiscal em um processo mais controlado e previsível, garantindo que cada transação esteja corretamente documentada.

Aproveite e confira como a Treeunfe pode te ajudar a evitar erros na emissão de notas fiscais.

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A NF-e Complementar é uma ferramenta essencial para manter a conformidade fiscal da sua empresa. Ela permite corrigir diferenças de valor, impostos ou quantidade de forma transparente e dentro das regras, evitando multas, rejeições e problemas futuros. 

Para o MEI e a ME que estão amadurecendo sua gestão, entender quando e como emitir esse tipo de nota é um passo importante rumo a uma operação mais profissional e segura.

Ao dominar os três tipos de NF-e Complementar, saber diferenciá-la da Carta de Correção e aplicar corretamente os prazos e procedimentos, você garante que cada transação esteja registrada da forma certa, protegendo seu negócio e fortalecendo a credibilidade da sua marca.

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