Recusa de nota fiscal: quando fazer e como funciona na prática

No dia a dia das empresas, o recebimento de mercadorias exige atenção não apenas ao produto físico, mas também à documentação fiscal. Afinal, uma nota fiscal emitida com erro ou uma mercadoria recebida de forma incorreta pode gerar problemas fiscais e financeiros para o negócio.

É nesse cenário que entra a recusa de nota fiscal, um procedimento que permite ao destinatário contestar o recebimento de uma mercadoria ou apontar inconsistências na operação.

Mais do que um processo burocrático, a recusa de nota é uma forma de proteger a empresa contra erros de faturamento, operações indevidas e possíveis fraudes. Além disso, realizar esse procedimento corretamente ajuda a evitar o pagamento indevido de impostos, a perda de créditos tributários e possíveis penalidades fiscais.

Neste artigo, você vai entender o que é esse processo que passa a nota fiscal, quando ela deve ser feita e como realizar esse processo na prática. Também vamos abordar as diferenças entre a recusa física, feita no verso do DANFE, e a recusa eletrônica, por meio do Manifesto do Destinatário, além dos prazos legais e das implicações fiscais envolvidas.

O que é a recusa de nota fiscal e suas implicações?

A recusa de nota fiscal é o ato formal em que o destinatário declara que não aceita uma operação comercial ou o documento fiscal relacionado a ela. 

Trata-se de um direito do contribuinte e de um mecanismo importante para garantir que as informações fiscais estejam corretas e que os tributos sejam apurados de forma adequada.

Esse procedimento é utilizado quando há inconsistências na nota, divergências na mercadoria ou quando a operação não foi reconhecida pelo destinatário.

Diferença entre recusa, cancelamento e devolução

É comum confundir a recusa de nota com outros procedimentos fiscais. Por isso, é importante entender as diferenças:

• Recusa: ocorre quando a mercadoria não é aceita no momento da entrega ou quando a operação é contestada eletronicamente. Nesse caso, a mercadoria não entra no estoque do destinatário.

• Cancelamento: é feito pelo emitente da nota fiscal para anular a NF-e antes da circulação da mercadoria ou da prestação do serviço. Normalmente, o prazo para cancelamento é de até 24 horas após a emissão, desde que a mercadoria não tenha circulado.

• Devolução: acontece quando a mercadoria é recebida e registrada no estoque, mas depois é devolvida ao fornecedor por algum motivo, como defeito, troca ou desistência. Nesse caso, o destinatário deve emitir uma nota fiscal de devolução.

A recusa como direito do destinatário

O destinatário pode recusar uma nota sempre que houver inconsistências que comprometam a operação. Esse direito é essencial para evitar que a empresa seja responsabilizada por mercadorias não recebidas ou por operações que não reconhece.

Além disso, a recusa correta ajuda a manter a escrituração fiscal organizada e reduz riscos com o Fisco.

Implicações jurídicas e fiscais de aceitar uma nota incorreta

Aceitar um documento fiscal com erros pode gerar consequências importantes para a empresa. Entre os principais riscos estão:

Pagamento indevido de impostos

Caso a nota tenha valores incorretos ou produtos não recebidos, a empresa pode acabar pagando impostos sobre uma operação que não ocorreu ou foi faturada de forma errada.

Perda de créditos tributários

A nota fiscal é a base para o aproveitamento de créditos fiscais. Se houver inconsistências, o crédito pode ser desconsiderado pelo Fisco, gerando prejuízo.

Problemas no estoque e inventário

Registrar mercadorias incorretas ou não recebidas pode causar divergências no estoque e dificultar o controle da empresa.

Risco de multas e penalidades

A escrituração de notas fiscais indevidas ou a falta de manifestação sobre operações desconhecidas pode resultar em multas e outras penalidades.

Precisa cancelar uma nota fiscal fora do prazo? Acesse nosso conteúdo e entenda como fazer.

Quando fazer a recusa da nota fiscal?

A recusa de nota fiscal deve ser feita sempre que a operação comercial ou a mercadoria recebida não estiver de acordo com o que foi combinado ou com o que consta no documento. Esse procedimento é importante para proteger a empresa de responsabilidades fiscais indevidas e evitar problemas futuros.

Veja as situações mais comuns em que o procedimento é recomendado:

Mercadoria em desacordo

Uma das situações mais frequentes ocorre quando a mercadoria entregue não corresponde ao pedido ou à descrição da nota fiscal. Alguns exemplos incluem:

• quantidade diferente da informada na nota;

• produto com defeito ou avariado;

• qualidade abaixo do esperado;

• entrega de produto diferente do solicitado.

Nesses casos, o ideal é recusar a mercadoria no momento da entrega e registrar o motivo.

Erros de faturamento

Mesmo quando a mercadoria está correta, a nota fiscal pode conter erros que justificam o não recebimento da nota. Entre os principais estão:

• preços diferentes do acordado;

• alíquotas de impostos incorretas;

• condições de pagamento divergentes;

• dados cadastrais incorretos, como CNPJ ou razão social.

Esses erros podem impactar a escrituração fiscal e a apuração de impostos, por isso, devem ser corrigidos antes da aceitação.

Serviço não prestado

No caso da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), a recusa pode ocorrer quando o serviço não foi prestado ou foi executado de forma diferente do contratado.

Embora o procedimento possa variar conforme o município, o princípio é o mesmo: não aceitar a cobrança por um serviço que não foi realizado corretamente.

Desconhecimento da operação (possível fraude)

Outra situação importante é quando a empresa recebe uma NF-e sem ter realizado qualquer compra ou contratação.

Esse cenário pode indicar fraude ou uso indevido do CNPJ. Nesses casos, é essencial registrar a recusa ou manifestação de desconhecimento para documentar a situação.

Avarias no transporte

Se a mercadoria chegar com danos visíveis durante o transporte, o destinatário também pode realizar a recusa. Nesse momento, é recomendável:

• registrar a ocorrência no DANFE;

• descrever o motivo;

• tirar fotos da mercadoria danificada, se possível.

Esse cuidado ajuda a comprovar a situação e evita conflitos com o fornecedor ou transportadora.

Realizar a recusa da nota nessas situações é uma forma de manter a empresa protegida e garantir que apenas operações corretas sejam registradas.

Nota fiscal retroativa: é possível emitir? Acesse o conteúdo e entenda o que a lei permite.

Como funciona na prática: os dois caminhos da recusa

A recusa de nota fiscal pode ser feita de duas formas principais, dependendo do momento em que o problema é identificado: no ato da entrega, de forma física, ou posteriormente, por meio eletrônico com o Manifesto do Destinatário.

A. Recusa no ato da entrega (verso do DANFE)

Esse tipo de recusa acontece quando a mercadoria é rejeitada no momento da entrega, antes de entrar no estabelecimento do destinatário. É um procedimento mais tradicional, feito diretamente no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

Como fazer na prática:

1. Conferência da mercadoria

Ao receber a entrega, o responsável deve conferir a mercadoria e verificar se está de acordo com o pedido e com a nota fiscal.

2. Anotação no verso do DANFE

Se houver alguma inconsistência, o motivo da recusa deve ser registrado no verso do DANFE, como por exemplo:

• mercadoria em desacordo com o pedido

• avaria no transporte

• quantidade incorreta

• desconhecimento da operação

3. Data e assinatura

A anotação deve conter data, assinatura e identificação do responsável pelo recebimento.

4. Retorno da mercadoria

Após a recusa, a mercadoria retorna ao remetente com o transportador, e o DANFE com a anotação serve como comprovante do ocorrido.

Como o emitente deve proceder?

Ao receber a mercadoria de volta, o emitente deve emitir uma Nota Fiscal de Entrada de Retorno de Mercadoria Não Entregue. Essa nota fiscal permite o ajuste do estoque e o estorno dos impostos da operação original.

B. Manifesto do destinatário (evento eletrônico)

A recusa também pode ser feita eletronicamente por meio do Manifesto do Destinatário (MDe), um conjunto de eventos registrados diretamente na Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Essa é uma forma mais segura e recomendada, especialmente quando a inconsistência é identificada após a emissão da nota fiscal.

O que é a Manifestação do Destinatário?

A Manifestação do Destinatário é um registro eletrônico que informa à SEFAZ que o destinatário tomou conhecimento da nota fiscal e qual é sua posição em relação à operação. Essa prática aumenta a segurança fiscal e evita que a empresa seja vinculada a operações indevidas.

Eventos do Manifesto do Destinatário

Os principais eventos são:

• Ciência da operação: indica que o destinatário tomou conhecimento da nota fiscal, mas ainda não confirmou a operação.

• Confirmação da operação: o destinatário confirma que recebeu a mercadoria ou que a operação foi realizada corretamente.

• Operação não realizada: este é o evento utilizado para recusar a nota fiscal eletronicamente. Ele indica que a operação não ocorreu conforme descrito.

• Desconhecimento da operação: utilizado quando a empresa não reconhece a operação, geralmente em casos de possível fraude.

Prazos legais para Manifestação em 2026:

Os prazos para manifestação podem variar conforme o tipo de operação e a legislação estadual, mas, em geral, o prazo é de até 180 dias após a emissão da nota. 

Apesar disso, o ideal é realizar a manifestação o quanto antes, principalmente nos casos de:

• operação não realizada;

• desconhecimento da operação.

Agir rapidamente ajuda a evitar problemas fiscais, inconsistências contábeis e possíveis penalidades.

Você sabe como corrigir uma nota fiscal emitida com erros? Acesse nosso conteúdo e descubra as possibilidades para corrigir.

Recusa de nota fiscal e a reforma tributária (2026)

Com a implementação da Reforma Tributária a partir de 2026, a recusa de nota fiscal passa a ter ainda mais relevância. Isso acontece porque os novos tributos, o IBS e a CBS, exigem maior rastreabilidade das operações e uma comunicação mais precisa entre emitente, destinatário e a Secretaria da Fazenda.

A Nota Técnica 2025.002, que regulamenta os eventos da reforma, trouxe novas regras que impactam diretamente situações de recusa ou não concretização da operação.

Novos eventos da NT 2025.002

A partir de janeiro de 2026, novos eventos fiscais passaram a fazer parte do processo de emissão e acompanhamento das notas fiscais. Alguns deles estão diretamente relacionados à recusa ou à não realização da operação:

• Fornecimento não realizado com pagamento antecipado (Código 112140): Utilizado quando houve pagamento, mas a operação não foi concluída. Esse evento permite o ajuste e estorno dos tributos.

• Perecimento, perda, roubo ou furto durante o transporte contratado pelo fornecedor (Código 112130): Nesse caso, o emitente informa a perda da mercadoria antes da entrega, permitindo o ajuste fiscal da operação.

• Perecimento, perda, roubo ou furto durante o transporte contratado pelo adquirente (Código 211124): Aqui, o destinatário informa que a perda ocorreu sob sua responsabilidade, ajustando o crédito tributário.

Esses novos eventos reforçam a importância de acompanhar as operações fiscais em tempo real e registrar corretamente qualquer situação que impeça a conclusão da operação.

Rastreabilidade e direito ao crédito tributário

Com o modelo do IVA Dual, composto por IBS e CBS, a rastreabilidade das operações se torna essencial para garantir o direito ao crédito tributário.

Quando a nota fiscal é recusada, a operação não é consolidada e, portanto, não gera débitos ou créditos indevidos. Isso evita inconsistências fiscais e protege a empresa de problemas futuros.

Por isso, realizar corretamente a manifestação do destinatário passa a ser ainda mais importante no novo cenário tributário.

Fato gerador e o novo IVA Dual

A recusa da nota fiscal também impede a consolidação do fato gerador dos novos tributos. Se a mercadoria não for aceita ou a operação não for reconhecida, não há circulação jurídica do bem ou prestação de serviço para o destinatário.

Na prática, isso significa que não há incidência de IBS e CBS sobre essa operação para o destinatário. Esse cuidado é essencial para evitar a cobrança de impostos sobre operações que não ocorreram ou que foram invalidadas.

Aproveite e aprenda também como calcular o IBS e a CBS na emissão de notas fiscais a partir de 2026.

Passo a passo para uma recusa segura

Para garantir que o processo seja realizado de forma segura e eficaz, evitando problemas fiscais e operacionais, é fundamental seguir um processo bem definido.

Checklist de conferência no recebimento

Antes de aceitar qualquer mercadoria, a equipe responsável pelo recebimento deve seguir um checklist rigoroso:

• Conferir o DANFE: verificar se o CNPJ e a razão social do destinatário estão corretos

• Conferir a mercadoria: comparar itens, quantidades e descrições com o que foi entregue

• Verificar a integridade: checar se há avarias, embalagens violadas ou sinais de dano

• Conferir o pedido de compra: garantir que a mercadoria corresponde ao pedido realizado

Esse processo ajuda a identificar inconsistências antes que a mercadoria seja registrada no estoque.

Comunicação imediata com o fornecedor

Em caso de qualquer inconformidade, o fornecedor deve ser comunicado imediatamente. Em muitos casos, o problema pode ser resolvido com a correção da nota fiscal ou a substituição da mercadoria.

Manter essa comunicação registrada, por e-mail ou outro meio formal, é essencial para garantir segurança jurídica e evitar divergências futuras.

Registro correto nos sistemas de gestão (ERP)

Após a recusa, o procedimento deve ser registrado corretamente no sistema de gestão (ERP) da empresa. Esse registro garante que:

• o estoque não seja atualizado de forma indevida;

• a escrituração fiscal reflita a realidade da operação;

• haja rastreabilidade do processo.

A integração entre o recebimento físico e o sistema é fundamental para evitar inconsistências.

Guarda de documentos e comprovantes

Todos os documentos relacionados à recusa devem ser armazenados, incluindo:

• DANFE com anotação da recusa;

• e-mails ou comunicações com o fornecedor;

• comprovantes da manifestação do destinatário.

Essa documentação deve ser mantida por, no mínimo, cinco anos, conforme o prazo prescricional tributário.

Consequências de não fazer a recusa corretamente

Não realizar a recusa de nota fiscal de forma correta ou ignorar a necessidade de fazê-la pode trazer uma série de consequências negativas para a empresa, comprometendo sua saúde financeira e sua conformidade fiscal.

• Pagamento indevido de impostos: a principal consequência é o pagamento de impostos sobre mercadorias não recebidas ou operações inexistentes, gerando um custo financeiro desnecessário.

• Perda do direito ao crédito (IBS/CBS): com a reforma tributária, a não manifestação ou a manifestação incorreta pode impedir o aproveitamento de créditos de IBS e CBS, aumentando a carga tributária efetiva da empresa.

• Risco de multas por escrituração de notas indevidas: a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda podem aplicar multas por escrituração de documentos fiscais que não correspondem à realidade da empresa.

• Problemas com o estoque e inventário: a entrada de mercadorias não recebidas ou incorretas no sistema de estoque gera divergências que podem levar a erros no inventário e dificuldades na gestão de custos.

• Envolvimento em fraudes fiscais: o desconhecimento da operação, se não manifestado, pode implicar a empresa em esquemas de fraude fiscal, com sérias consequências legais e reputacionais.

Tabela: Recusa x Devolução vs. Cancelamento

Para facilitar a compreensão, veja as principais diferenças entre recusa, devolução e cancelamento:

A recusa como ferramenta de gestão e compliance

A recusa é um procedimento que, embora muitas vezes negligenciado, desempenha um papel importante na gestão fiscal e no compliance das empresas.

Com a crescente digitalização das obrigações fiscais e as mudanças trazidas pela reforma tributária a partir de 2026, a capacidade de identificar e recusar corretamente uma nota fiscal torna-se ainda mais relevante.

Processos internos bem definidos, capacitação da equipe e o uso de sistemas de gestão integrados são fundamentais para garantir que esse tipo de procedimento seja feito de forma ágil e segura.

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