DEFIS: o que é, para que serve e quem deve entregar?
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A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação anual das empresas optantes pelo Simples Nacional. Funciona como um verdadeiro raio-x da situação econômica e fiscal do negócio, reunindo dados que são essenciais para a Receita Federal e demais órgãos de fiscalização.
Mas, afinal, o que é a DEFIS, qual sua finalidade e quem está obrigado a enviá-la? Confira os principais pontos, por que ela é tão importante e explicar as consequências de não entregar a declaração dentro do prazo.
O que é a DEFIS?
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação anual de todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional.
Ela foi criada para substituir a antiga DASN e tem como principal objetivo reunir informações econômicas e fiscais do negócio, oferecendo um retrato completo da empresa para a Receita Federal e demais órgãos fiscais (estaduais, distritais e municipais).
Na DEFIS, devem constar dados como: faturamento anual, número de funcionários, distribuição de lucros entre os sócios, ganhos de capital e despesas totais. Em outras palavras, trata-se de uma ferramenta de transparência e controle, que ajuda a comprovar a regularidade da empresa diante do Fisco.
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Para que serve a DEFIS?
A DEFIS tem um papel essencial no controle e na fiscalização das empresas optantes pelo Simples Nacional. Entre suas principais funções, estão:
Fornecer informações ao Fisco: reúne dados sobre a movimentação financeira e econômica da empresa, permitindo que Receita Federal e Secretarias de Fazenda monitorem o cumprimento das obrigações tributárias.
Base para fiscalização: as informações declaradas servem de referência para cruzamentos de dados e ajudam a identificar eventuais inconsistências ou irregularidades.
Garantir transparência: contribui para que as empresas apresentem um panorama claro de suas operações, fortalecendo um ambiente de negócios mais confiável.
Consolidar dados tributários: embora o pagamento do Simples Nacional seja feito mensalmente pelo PGDAS-D, a DEFIS consolida as informações anuais e pode ser usada em verificações posteriores.
Justificar a distribuição de lucros: é indispensável para comprovar a distribuição de lucros aos sócios sem incidência de Imposto de Renda, desde que a empresa mantenha escrituração contábil adequada e respeite os limites legais.
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Quem deve emitir a DEFIS?
A DEFIS é obrigatória para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, sejam elas Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP). Isso inclui:
Empresas ativas: todas as que tiveram movimentação financeira ou operacional no ano-calendário.
Empresas inativas: mesmo sem faturamento, despesas ou movimentações, é preciso entregar a declaração, informando a condição de inatividade.
Empresas baixadas: negócios encerrados ao longo do ano também devem apresentar a DEFIS referente ao período em que estiveram ativos.
Empresas desenquadradas do Simples Nacional: se houve desenquadramento durante o ano, a DEFIS deve ser entregue para o período em que a empresa ainda estava no regime.
Vale lembrar: a DEFIS deve ser enviada todos os anos, independentemente de haver faturamento ou não. Omissões ou informações incorretas podem gerar pendências com o fisco e complicar a regularidade da empresa.
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Quais informações devem constar na DEFIS?
A DEFIS reúne um conjunto de dados que retratam a realidade econômica e fiscal da empresa. Esses dados precisam ser preenchidos com atenção para evitar inconsistências. Entre as principais informações exigidas estão:
Ganhos de capital: lucros obtidos na venda de bens ou direitos.
Número de funcionários: quantidade de empregados no início e no fim do período.
Lucro contábil apurado: quando há escrituração contábil, deve-se informar o lucro registrado no ano.
Receita de exportação: valores obtidos em exportações diretas ou por meio de comercial exportadora.
Sócios e rendimentos: identificação dos sócios e os valores distribuídos a cada um.
Operações de renda variável: ganhos líquidos obtidos em bolsa de valores, quando houver.
Doações eleitorais: valores destinados a campanhas eleitorais.
Estoque inicial e final: posição dos estoques no começo e no fim do período.
Saldo de caixa: valores disponíveis em caixa no início e no fim do ano.
Aquisições e entradas de mercadorias: totais de compras e entradas registradas.
Vendas e devoluções: totais de saídas e devoluções de mercadorias.
Despesas totais: todas as despesas registradas no período.
ISS retido na fonte: valores de ISS que foram retidos.
Serviços de comunicação: informações específicas sobre a prestação desse tipo de serviço, quando aplicável.
Essas informações devem ser preenchidas com base nos registros contábeis e fiscais da empresa, garantindo a veracidade e a conformidade da declaração.
Prazo de entrega da DEFIS
A DEFIS é uma obrigação anual, e o prazo de entrega está entre os pontos mais importantes a serem observados. Normalmente, a declaração referente ao ano-calendário anterior deve ser transmitida até o último dia útil de março do ano seguinte.
Por exemplo: a DEFIS referente ao ano de 2025 deve ser entregue até o último dia útil de março de 2026.
É essencial que empreendedores e contadores fiquem atentos a essa data. Embora não exista uma multa específica para o atraso na entrega da DEFIS, a falta de envio dentro do prazo pode gerar complicações sérias para a empresa.
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Consequências da não entrega da DEFIS
Apesar de não existir uma multa específica pelo atraso na entrega da DEFIS, deixar de cumprir essa obrigação dentro do prazo pode trazer sérias consequências para a empresa, comprometendo sua regularidade fiscal e até mesmo suas operações:
Impedimento de geração do DAS: a consequência mais imediata é a impossibilidade de gerar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) a partir de abril do ano seguinte. Sem ele, a empresa não consegue recolher os tributos devidos, acumulando débitos e multas por atraso.
Irregularidade fiscal: a empresa passa a constar como irregular perante a Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores, o que inviabiliza a emissão de Certidões Negativas de Débitos (CNDs) — documentos indispensáveis para participar de licitações, obter crédito e realizar diversas operações comerciais.
Exclusão do Simples Nacional: o descumprimento pode levar à exclusão da empresa do regime simplificado, obrigando-a a migrar para regimes mais complexos e onerosos, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real.
Bloqueio da emissão de notas fiscais: em alguns casos, a irregularidade fiscal pode até restringir a emissão de notas fiscais, impactando diretamente o funcionamento da empresa.
Fiscalizações e autuações: a ausência da DEFIS aumenta a probabilidade de a empresa ser alvo de fiscalizações e autuações, resultando em multas e juros sobre os tributos não recolhidos.
Diante desse cenário, fica claro que a DEFIS não é apenas uma formalidade, mas uma obrigação acessória que sustenta a regularidade e a saúde financeira das empresas do Simples Nacional.
Cumprir os prazos e garantir que todas as informações sejam prestadas corretamente é essencial para evitar problemas com o Fisco e assegurar tranquilidade na gestão do negócio. E, para isso, contar com o suporte de um contador especializado é a melhor forma de garantir conformidade e manter o foco no crescimento da empresa.
Mantenha sua empresa em dia com a DEFIS
A DEFIS é mais do que uma obrigação anual: ela é um instrumento de transparência e regularidade para as empresas do Simples Nacional. Deixar de entregá-la dentro do prazo pode comprometer desde a geração do DAS até a própria permanência no regime simplificado, trazendo riscos sérios para a saúde do negócio.
Para evitar dores de cabeça, é essencial contar com ferramentas que simplifiquem a gestão fiscal e garantam que todas as obrigações estejam em dia.
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