MEI é obrigado a emitir nota fiscal? Entenda com a Treeunfe
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Fala, empreendedor(a)!
Chegou o Mês do Empreendedor na Treeunfe. E, durante todo este mês, vamos compartilhar conteúdos especiais em nossos canais — blog, YouTube e redes sociais — com dicas práticas para ajudar sua empresa a crescer com mais segurança e organização.
Provavelmente, você já tenha comprado de um pequeno empreendedor e não tenha recebido nota fiscal, certo? Essa é uma situação comum no Brasil, mas será que é realmente correta?
Emitir notas fiscais não é apenas uma obrigação fiscal: é também uma forma de oferecer mais segurança ao cliente e garantir que os impostos sejam recolhidos de maneira adequada. Assim, o negócio permanece regular e protegido perante o Fisco.
Apesar disso, ainda é comum que muitos Microempreendedores Individuais atuem na informalidade quando o assunto é emissão de notas fiscais. E se você é MEI ou está pensando em se formalizar, provavelmente já se deparou com a seguinte dúvida: “Sou MEI, preciso emitir nota fiscal?”
A resposta não é simplesmente “sim” ou “não”. Ela depende de algumas situações específicas que todo MEI precisa conhecer para manter a conformidade fiscal. Confira a seguir!
Quando o MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal é um tema que costuma gerar muitas dúvidas entre os Microempreendedores Individuais (MEIs). Mas a regra geral é mais simples do que parece: o MEI não precisa emitir nota fiscal quando vende para pessoa física — a menos que o cliente peça.
Agora, existem situações em que a emissão da nota fiscal é obrigatória. São elas:
Venda ou serviço para pessoa jurídica (empresa): sempre que o MEI vender um produto ou prestar serviço para outra empresa com CNPJ, a nota fiscal precisa ser emitida. Isso garante a legalidade da operação e permite que a empresa registre a despesa corretamente.
Venda ou serviço para pessoa física quando solicitado: mesmo não sendo regra, se o consumidor pedir a nota, o MEI é obrigado a emiti-la. É um direito do cliente.
Operações com mercadorias para pessoa jurídica que não emite nota de entrada: em casos específicos, se a empresa compradora não emitir a nota de entrada, o MEI deverá emitir a nota fiscal.
Vale lembrar: mesmo quando não é obrigatório, emitir nota fiscal traz vantagens. Além de passar mais credibilidade e profissionalismo, facilita o controle financeiro e pode abrir portas para novos negócios.
Outro ponto importante: quem deseja vender para órgãos públicos ou participar de licitações sempre vai precisar emitir nota fiscal — sem exceções.
Resumindo:
Para pessoa física: só se o cliente pedir.
Para pessoa jurídica: sempre obrigatório.
Seguir essas regras mantém o MEI regularizado e evita dores de cabeça com o Fisco.
Aproveite e confira também: Vale a pena ser MEI e como funciona na prática?
Quais são os tipos de nota fiscal que o MEI pode emitir?
O Microempreendedor Individual (MEI) pode emitir diferentes tipos de notas fiscais, dependendo da sua atividade (comércio, indústria ou serviço) e do cliente que vai receber a nota. Conhecer cada uma delas é essencial para usar o documento correto em cada situação.
1. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é usada para registrar a prestação de serviços. A emissão é feita pelo sistema da prefeitura onde o MEI está registrado, e cada município pode ter suas próprias regras e plataformas.
Quando usar: sempre que o MEI prestar um serviço, principalmente para empresas (pessoa jurídica) ou quando uma pessoa física solicitar a nota.
2. Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) ou Nota Fiscal Avulsa (NFA)
É uma alternativa para o MEI que não tem sistema emissor próprio e precisa emitir notas de forma esporádica. A emissão é feita pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado, e em alguns lugares ainda pode existir a versão em papel.
Quando usar: em vendas de mercadorias ou serviços pontuais, quando não há emissor próprio. É importante verificar se o seu estado oferece essa opção e quais são as regras.
Confira como emitir nota fiscal avulsa em cada Estado aqui em nosso blog.
3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e registra a venda de produtos e a circulação de mercadorias. Para emitir, o MEI precisa de um certificado digital e de um sistema emissor.
Quando usar: em vendas para empresas (obrigatório) e, opcionalmente, em vendas para pessoas físicas. É a nota fiscal mais utilizada no comércio de mercadorias.
4. Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento digital emitido no ato da compra, diretamente para o consumidor final.
Ela surgiu para substituir o antigo cupom fiscal e a nota de venda ao consumidor, oferecendo mais praticidade, rapidez e segurança para as operações do varejo.
Quando usar: a NFC-e é obrigatória nas vendas presenciais ou de entrega imediata feitas ao consumidor final, em estabelecimentos varejistas como mercados, farmácias, lojas de roupas e muitos outros.
Importante: mesmo que o MEI tenha dispensa em algumas situações, emitir nota fiscal sempre transmite mais credibilidade, facilita o controle financeiro e pode abrir novas oportunidades de negócio.
Por isso, é fundamental se informar sobre qual documento usar em cada transação e, se necessário, contar com a ajuda de um contador.
Aproveite e confira como a Treeunfe pode te ajudar a evitar erros na emissão de notas fiscais.
O que são CFOPs?
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é uma sequência numérica que identifica o motivo da circulação de uma mercadoria ou da prestação de um serviço. Ele funciona como uma “etiqueta” que explica ao Fisco o que está acontecendo na operação: se é uma venda, uma compra, uma devolução ou outro tipo de movimentação.
Cada CFOP tem quatro dígitos, e o primeiro deles já mostra se a operação é de entrada ou saída e qual a origem/destino da mercadoria ou serviço.
Estrutura do CFOP
1.XXX → Entrada de mercadoria ou aquisição de serviço do mesmo estado
2.XXX → Entrada de mercadoria ou aquisição de serviço de outro estado
3.XXX → Entrada de mercadoria ou aquisição de serviço do exterior
5.XXX → Saída de mercadoria ou prestação de serviço para o mesmo estado
6.XXX → Saída de mercadoria ou prestação de serviço para outro estado
7.XXX → Saída de mercadoria ou prestação de serviço para o exterior
Os demais dígitos especificam melhor a operação, como venda, compra, devolução ou remessa para industrialização.
Por que o CFOP é importante para o MEI?
Para o MEI que emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de produtos, escolher o CFOP certo é essencial. Ele informa ao Fisco a natureza da operação e impacta diretamente na tributação, principalmente no ICMS.
Se o CFOP for preenchido errado, a nota pode ser rejeitada ou até gerar cobrança de impostos indevidos.
Exemplos comuns de CFOPs para MEI
5.102 / 6.102 → Venda de mercadoria adquirida de terceiros (para operações internas e interestaduais).
5.405 / 6.405 → Venda de mercadoria sujeita à substituição tributária.
Importante: para serviços, o CFOP não é usado. Nesse caso, a emissão é feita pela NFS-e da prefeitura, que adota seus próprios códigos de serviço. O CFOP é exclusivo das notas fiscais de produtos (NF-e).
Fique atento às atualizações
Recentemente, houve mudanças nas regras do MEI, como a criação do CRT 4 (Simples Nacional – MEI) e ajustes em códigos fiscais. Por isso, é importante estar sempre atualizado para evitar problemas e garantir que sua emissão esteja dentro da lei.
Como incluir o novo código nas notas?
Com as últimas mudanças na legislação fiscal, o Microempreendedor Individual (MEI) que emite Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) precisa se atentar a dois pontos principais: a inclusão do CRT 4 e o uso correto dos CFOPs.
Essas exigências servem para padronizar as notas e dar mais transparência ao controle fiscal das operações.
O que é o CRT 4?
O CRT 4 é o Código de Regime Tributário criado especialmente para o MEI. Ele identifica que a empresa é optante do Simples Nacional e se enquadra como Microempreendedor Individual. Na prática, esse código mostra ao Fisco qual é o regime tributário do emitente.
Como incluir o CRT 4 e os CFOPs nas notas fiscais?
O processo pode variar de acordo com o estado e o sistema emissor, mas geralmente envolve estes passos:
Atualize o Cadastro na Sefaz: Verifique se seu cadastro no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) está atualizado. Em alguns casos, pode ser necessário um novo credenciamento ou ajustes no perfil do emitente..
Use um emissor de NF-e ou NFC-e atualizado: O MEI pode utilizar tanto emissores gratuitos (disponibilizados por alguns estados ou pelo Sebrae) quanto sistemas pagos de emissão de notas. O importante é garantir que o software esteja preparado para contemplar o CRT 4 e os CFOPs aplicáveis.
Selecione o CRT 4 no emissor: No preenchimento da nota, vá até as informações do emitente/configurações fiscais e escolha: CRT = 4 – Simples Nacional – Microempreendedor Individual (MEI).
Preenchimento do CSOSN: Além do CRT, também é necessário informar o Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN). Para a maioria das operações de venda de mercadorias por MEI, o código é: CSOSN = 900 – Outros.
Escolha o CFOP correto: Para cada item de produto vendido, você precisará selecionar o CFOP correspondente à natureza da operação. Os CFOPs mais comuns para MEI em operações de venda de mercadorias são:
5.102: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros (para operações dentro do mesmo estado).
6.102: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros (para operações para outro estado).
Outros CFOPs podem ser utilizados para operações específicas, como devoluções (ex: 1.202, 5.202) ou remessas. É crucial consultar a tabela de CFOPs e, se tiver dúvidas, buscar orientação contábil.
Importante: preencher corretamente o CRT, CFOP e CSOSN é fundamental para que a nota seja validada pela Sefaz. Qualquer erro pode gerar rejeição da nota ou problemas fiscais no futuro. Se ficar em dúvida, consulte sempre um contador para garantir que as informações estejam corretas.
Leia depois: Mudanças no CRT 4: novas regras para MEIs em 2025.
O que acontece se o MEI não cumprir a regra?
Deixar de emitir nota fiscal quando é obrigatório pode trazer consequências sérias para o Microempreendedor Individual (MEI). Além de prejudicar a imagem do negócio, o descumprimento da regra pode gerar problemas com o Fisco. Confira os principais riscos:
1. Multas e penalidades fiscais
A principal consequência do não cumprimento da obrigatoriedade de emissão de nota fiscal é a aplicação de multas e penalidades fiscais. A legislação tributária prevê sanções para a falta de emissão, emissão com dados incorretos ou emissão fora do prazo.
O valor das multas pode variar de acordo com a gravidade da infração e a legislação específica de cada estado ou município, mas geralmente são proporcionais ao valor da operação não documentada.
2. Sonegação fiscal
Quando o MEI deixa de emitir nota fiscal em situações obrigatórias, a prática é considerada sonegação fiscal. Esse é um crime contra a ordem tributária, sujeito a multas pesadas e, em casos graves, até processo judicial.
3. Perda de credibilidade e clientes
No mercado atual, a emissão de nota fiscal é um sinal de profissionalismo e seriedade. Clientes, especialmente pessoas jurídicas, exigem a nota fiscal para registrar suas despesas e garantir a legalidade de suas operações.
A recusa ou a impossibilidade de emitir o documento pode fazer com que o MEI perca negócios importantes e prejudique sua reputação no mercado.
4. Problemas com a Receita Federal e Secretarias da Fazenda
O Fisco possui mecanismos de cruzamento de informações que podem identificar a falta de emissão de notas fiscais.
Por exemplo, se uma empresa (pessoa jurídica) registra uma despesa com um MEI, mas o MEI não emite a nota correspondente, essa inconsistência pode ser detectada. Isso pode gerar fiscalizações, intimações e a necessidade de comprovar as operações, o que pode ser um processo desgastante e custoso.
5. Dificuldade na Comprovação de Renda e Faturamento
A nota fiscal é o principal documento para comprovar a renda e o faturamento do MEI. Sem ela, fica difícil comprovar a movimentação financeira do negócio, o que pode gerar problemas na hora de solicitar empréstimos, financiamentos, ou até mesmo na declaração anual do MEI (DASN-SIMEI).
6. Descredenciamento do MEI
Em casos de reincidência ou infrações graves, o MEI pode ser desenquadrado compulsoriamente do regime, perdendo todos os benefícios da modalidade simplificada e sendo obrigado a migrar para outro regime tributário, com mais burocracia e impostos mais altos.
Para evitar tudo isso, o caminho é simples: emitir sempre a nota fiscal quando for obrigatório. Além de proteger o negócio, essa prática fortalece a confiança dos clientes e garante a longevidade da empresa.
Confira também quais são os riscos de fazer uma boa gestão das notas fiscais da sua empresa.
A importância da conformidade fiscal para o MEI
A emissão de nota fiscal pode até parecer apenas uma obrigação burocrática, mas para o Microempreendedor Individual (MEI) ela vai muito além disso. Trata-se de uma prática estratégica, que transmite profissionalismo, credibilidade e garante segurança jurídica ao seu negócio.
Saber quando a nota fiscal é obrigatória (como nas vendas para empresas ou quando solicitada por pessoa física), conhecer os tipos de documentos disponíveis e entender o papel de códigos como o CFOP e o CRT 4 são passos fundamentais para manter sua empresa em dia com a legislação.
Cumprir essas regras protege você de multas, evita problemas com o Fisco e fortalece sua imagem no mercado. Mais do que um custo, a conformidade fiscal deve ser vista como um investimento: abre portas para novas oportunidades, facilita o acesso a crédito e contribui para o crescimento sustentável do seu negócio.
Para ter ainda mais segurança, contar com o apoio de um contador de confiança faz toda a diferença. Esse profissional pode orientar na emissão correta das notas, esclarecer dúvidas e garantir que o seu MEI esteja sempre regularizado.
Assim, você pode dedicar sua energia ao que realmente deseja: fazer seu negócio crescer, sabendo que está no caminho certo e dentro da lei.
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