CT-e de Subcontratação: o que é e quando emitir?

No transporte de cargas, cada detalhe faz diferença. Além de garantir que a mercadoria chegue no prazo, é preciso estar atento às obrigações fiscais que fazem parte da operação.

A subcontratação é uma prática comum no setor, usada quando a transportadora responsável pelo frete contrata outra empresa para realizar o serviço. Para formalizar essa relação e manter tudo dentro da lei, existe o CT-e de Subcontratação.

Entenda, de forma simples, o que é esse documento, em quais situações deve ser emitido, como ele se diferencia de outros tipos de CT-e e quais cuidados fiscais são importantes para evitar problemas com a SEFAZ.

O que é o CT-e de Subcontratação?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal digital que registra os serviços de envio de mercadorias em todas as modalidades de transporte (rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário ou dutoviário). 

Ele substituiu o antigo CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) e garante a validade jurídica e fiscal das operações.

Definição e finalidade

O CT-e de Subcontratação é uma variação do CT-e usada quando a transportadora contratada pelo embarcador (cliente) decide repassar a execução do serviço para outra transportadora. Ou seja:

• Transportadora subcontratante → é quem recebeu o contrato inicial do embarcador.

• Transportadora subcontratada → é quem realiza, de fato, o transporte.

A emissão desse documento é fundamental para formalizar essa relação e manter a operação em conformidade com a SEFAZ. Além disso, ele garante que a transportadora subcontratada possa cobrar o frete da subcontratante de forma legal e transparente.

Os envolvidos: subcontratante e subcontratada

Para entender melhor o funcionamento do CT-e de Subcontratação, é fundamental distinguir os papéis dos envolvidos:

• Transportadora subcontratante: é a empresa de transporte que foi contratada inicialmente pelo embarcador (o cliente que precisa do transporte da mercadoria). Essa transportadora, por algum motivo (como falta de frota, indisponibilidade de rota, ou especialização da subcontratada), decide repassar o serviço, total ou parcialmente, para outra transportadora. Ela é a responsável pela emissão do CT-e normal, que acoberta a prestação de serviço original ao embarcador, e continua sendo a responsável perante o cliente final. 

• Transportadora subcontratada: é a empresa de transporte que é contratada pela transportadora subcontratante para realizar o serviço de transporte. Ela é a executora do frete e a responsável pela emissão do CT-e de Subcontratação, que formaliza a cobrança do serviço prestado à transportadora subcontratante.

Diferença entre CT-e normal e CT-e de Subcontratação

Compreender a distinção entre o CT-e convencional e o CT-e de Subcontratação é fundamental, pois ambos são emitidos em uma operação de subcontratação, mas com finalidades diferentes:

Essa tabela ilustra que, em uma operação de subcontratação, há sempre a emissão de um CT-e normal pela transportadora subcontratante e, dependendo da situação, a emissão de um CT-e de Subcontratação pela transportadora subcontratada. 

O CT-e normal é o documento que legaliza o transporte perante o embarcador e a fiscalização, enquanto o CT-e de Subcontratação serve para formalizar a relação entre as transportadoras e a cobrança do frete subcontratado.

Quando emitir o CT-e de subcontratação?

Esse é um ponto que costuma gerar dúvidas nas transportadoras. Afinal, enquanto o CT-e normal é sempre obrigatório para acobertar o serviço de transporte contratado pelo embarcador, o CT-e de Subcontratação, que deve ser emitido pela transportadora subcontratada, não segue exatamente a mesma regra.

Obrigatoriedade e facultatividade

Na prática, a emissão do CT-e de Subcontratação pela transportadora subcontratada é facultativa. Isso quer dizer que, na maioria dos casos, não existe uma obrigação legal de emiti-lo, já que a responsabilidade fiscal principal já foi assumida pela transportadora subcontratante ao emitir o CT-e normal.

Mesmo assim, emitir o CT-e de Subcontratação pode ser uma boa prática em várias situações. Além de organizar melhor os serviços prestados, ele serve como comprovação de receita e facilita a cobrança dos valores devidos junto à transportadora subcontratante.

Situações em que a emissão é recomendada ou exigida

Embora, em regra, o CT-e de Subcontratação seja facultativo, existem cenários em que sua emissão passa a ser altamente recomendada — exigida por questões fiscais, contratuais ou operacionais:

• Exigência da transportadora subcontratante: muitas vezes, a transportadora que contratou o serviço só libera o pagamento mediante a apresentação do CT-e de Subcontratação. Para ela, o documento funciona como comprovante da despesa e formaliza a operação perante a contabilidade e o fisco.

• Comprovação de receita da subcontratada: para a transportadora que executa o serviço, o CT-e de Subcontratação é a maneira mais eficaz de registrar a receita e justificar os valores recebidos. Isso garante uma contabilidade correta e o cumprimento das obrigações fiscais.

• Controle interno e transparência: emitir o documento ajuda a organizar melhor os serviços prestados e os valores a receber, além de demonstrar conformidade fiscal em caso de auditorias ou fiscalizações.

• Exigências estaduais: alguns estados podem determinar a obrigatoriedade da emissão em situações específicas, de acordo com sua legislação local. Por isso, é fundamental que a transportadora consulte as regras da sua Unidade da Federação para evitar problemas.

• Quando não há cobrança ao cliente final: como, na subcontratação, quem paga o frete é a transportadora subcontratante (e não o embarcador), o CT-e de Subcontratação se torna o documento ideal para formalizar essa cobrança.

O CT-e de Subcontratação formaliza essa cobrança interna entre as transportadoras.

Em resumo, mesmo que não seja uma obrigação legal em todos os casos, a emissão do CT-e de Subcontratação é uma boa prática que oferece segurança jurídica, fiscal e operacional para a transportadora subcontratada, além de facilitar a relação comercial com a transportadora subcontratante.

Leia depois: Quem é obrigado a emitir CT-e e o que acontece se não emitir?

Diferenças: subcontratação, redespacho e redespacho intermediário

No transporte de cargas, é comum a participação de mais de uma transportadora na execução de um mesmo serviço. Porém, subcontratação, redespacho e redespacho intermediário têm características distintas e geram obrigações fiscais diferentes. Entender essas diferenças é essencial para a emissão correta do CT-e e para evitar problemas com a fiscalização.

Subcontratação

Na subcontratação, a transportadora inicialmente contratada pelo embarcador (subcontratante) decide repassar o serviço, total ou parcialmente, para outra transportadora (subcontratada).

• A transportadora subcontratante continua responsável por todo o trajeto perante o cliente.

• A subcontratada presta o serviço para a transportadora, e não diretamente para o embarcador.

• Esse vínculo é formalizado pelo CT-e de Subcontratação.

Redespacho

O redespacho ocorre quando uma transportadora (redespachante) contrata outra (redespachada) para executar apenas uma parte do percurso.

• Diferente da subcontratação, a redespachada nunca faz todo o trajeto, apenas um trecho.

• Exemplo: a transportadora A coleta a carga e leva até um ponto intermediário; a transportadora B assume do ponto intermediário até o destino.

Nesse modelo, a transportadora redespachante emite um CT-e para o embarcador, enquanto a redespachada emite um CT-e para a transportadora redespachante.

Redespacho intermediário

O redespacho intermediário é uma extensão do redespacho, envolvendo três ou mais transportadoras na operação.

• A primeira transportadora coleta e leva até um ponto;

• A segunda (redespachante intermediária) transporta até outro centro;

• A terceira (redespachada) faz a etapa final até o destino.

• Cada transportadora emite seu próprio CT-e, cobrindo apenas o trecho sob sua responsabilidade.

• Esse formato é comum em operações logísticas complexas, que buscam otimizar rotas e custos.

A tabela a seguir resume as principais diferenças entre essas modalidades:

Compreender essas nuances é vital para a correta aplicação da legislação fiscal e para a emissão dos documentos fiscais adequados a cada tipo de operação de transporte.

Terceirização ou subcontratação: entenda a diferença

Embora os termos “terceirização” e “subcontratação” sejam usados como sinônimos no dia a dia, no transporte de cargas e na legislação fiscal eles têm significados diferentes e implicações distintas.

Subcontratação

Na subcontratação, a empresa contratada pelo cliente (subcontratante) continua sendo a principal responsável pelo serviço e pelo resultado final. O que muda é que ela pode repassar parte ou a totalidade da execução para outra transportadora (subcontratada).

Exemplo: uma transportadora contratada para levar uma carga de São Paulo a Salvador decide subcontratar outra transportadora apenas para o trecho final. Mesmo assim, a responsabilidade pela entrega completa continua com a transportadora original.

O CT-e de Subcontratação é o documento que formaliza essa relação entre as duas transportadoras.

Terceirização

Na terceirização, a contratante transfere a responsabilidade e a gestão de todo o serviço para a empresa terceirizada, que atua de forma autônoma.

Exemplo: uma indústria pode terceirizar todo o seu setor de transporte para uma transportadora especializada. Nesse caso, a transportadora terceirizada passa a ser responsável por frota, motoristas, rotas e entregas, sem o controle direto da contratante.

O que muda na prática?

A diferença está no controle e na responsabilidade:

• Na subcontratação, o controle permanece com a transportadora original.

• Na terceirização, a responsabilidade é totalmente transferida para a terceirizada.

Essa distinção é essencial para evitar erros na emissão dos documentos fiscais e para definir corretamente as responsabilidades legais de cada parte.

Aproveite e aprenda a corrigir erros no CT-e com a Carta de Correção Eletrônica (CC-e).

Aspectos fiscais do CT-e de subcontratação

A emissão do CT-e de Subcontratação pode ser facultativa em muitos casos, mas tem impactos fiscais relevantes que precisam ser observados para evitar erros e problemas com o Fisco.

Recolhimento do ICMS

No modelo de subcontratação, quem emite o CT-e normal é a transportadora subcontratante — e é nela que recai a responsabilidade de destacar e recolher o ICMS do serviço de transporte.

Isso significa que, quando a transportadora subcontratada emite o CT-e de Subcontratação, não há incidência de ICMS nesse documento. A obrigação já foi cumprida pela subcontratante no CT-e original.

Atenção: ao emitir o CT-e de Subcontratação, não destaque o ICMS.

E lembre-se: cada estado pode ter particularidades em sua legislação, por isso, é sempre recomendável confirmar com um contador de confiança.

Emissão do MDF-e na subcontratação

Outro ponto importante é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), que agrupa CT-es e NF-es em uma única carga para facilitar a fiscalização nas estradas.

Nos casos de subcontratação, a responsabilidade pela emissão do MDF-e é sempre da transportadora subcontratada, afinal, é ela que está com o veículo, o motorista e a carga em trânsito. O CT-e emitido pela subcontratante deve estar vinculado ao MDF-e da subcontratada.

Mesmo sem ser obrigatória em todos os casos, a emissão do CT-e de Subcontratação pode trazer benefícios importantes para a transportadora subcontratada:

• Mais organização interna: o documento facilita a gestão das operações, permitindo acompanhar de forma clara os serviços prestados e os valores a receber.

• Comprovação de receita: serve como registro fiscal da receita obtida, essencial para a contabilidade, a declaração correta de impostos e a transparência financeira.

• Facilidade na cobrança: ter o CT-e em mãos fortalece a posição da transportadora subcontratada na hora de cobrar a subcontratante, evitando atrasos e discussões.

• Transparência fiscal e segurança: ao formalizar a operação, o documento reduz riscos de autuações e garante conformidade com a legislação, trazendo mais segurança jurídica.

Em resumo: emitir o CT-e de Subcontratação vai além de uma formalidade. É uma prática que fortalece a gestão da transportadora e aumenta a proteção fiscal do negócio.

CT-e ou MDF-e: entenda quando utilizar cada um destes documentos!

Como emitir o CT-e de subcontratação: requisitos e passo a passo

A emissão do CT-e de Subcontratação, embora possa parecer complexa à primeira vista, segue um fluxo padronizado que, com os requisitos e o conhecimento adequados, torna-se um processo ágil e seguro.

Requisitos básicos

Para que a transportadora subcontratada possa emitir o CT-e de Subcontratação, alguns requisitos básicos são indispensáveis:

• Habilitação pela SEFAZ: a transportadora deve estar devidamente habilitada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para a emissão de CT-e.

• Certificado Digital válido: é obrigatório possuir um certificado digital (modelo A1 ou A3) válido, que garante a autenticidade e a integridade do documento eletrônico.

• Emissor de CT-e: a utilização de um software emissor de CT-e é fundamental. Esses sistemas são desenvolvidos para facilitar o preenchimento dos dados, a validação das informações e a transmissão do documento para a SEFAZ.

• Inscrição Estadual ativa: a transportadora deve possuir uma Inscrição Estadual (IE) ativa e regularizada.

• Informações do Contrato de Subcontratação: é crucial ter em mãos todos os dados do contrato de subcontratação, incluindo informações da transportadora subcontratante, valores acordados e detalhes da carga.

Passo a passo para emissão

O processo de emissão do CT-e de Subcontratação geralmente segue os seguintes passos em um software emissor:

1. Acesso ao sistema: faça login no seu software emissor de CT-e.

2. Seleção do tipo de CT-e: escolha a opção de emissão de CT-e de Subcontratação.

3. Preenchimento dos dados da carga: informe os detalhes da carga, como natureza da operação, peso, valor da mercadoria, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), entre outros.

4. Identificação do tomador do serviço: No campo "Tomador do Serviço", deve constar a transportadora subcontratante, e não o cliente final da carga. Isso diferencia o CT-e de Subcontratação de um CT-e normal.

5. Dados da transportadora subcontratada: preencha as informações da sua transportadora (a subcontratada), que é a emitente do documento.

6. Dados do veículo e motorista: insira os dados do veículo que realizará o transporte e do motorista responsável.

7. Valor do frete acordado: informe o valor real do frete acordado entre a sua transportadora (subcontratada) e a transportadora subcontratante. É fundamental que este valor não seja R$ 0,00, a menos que haja uma justificativa técnica e legal muito específica para isso.

8. Configuração de CFOP e CST: selecione o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e o Código de Situação Tributária (CST) adequados para a operação de subcontratação.

9. Assinatura digital e transmissão: após conferir todas as informações, assine digitalmente o CT-e e transmita-o para a SEFAZ.

10. Autorização e geração do DACTE: aguarde a autorização da SEFAZ. Uma vez autorizado, gere o Documento Auxiliar do CT-e (DACTE), que é a representação gráfica simplificada do CT-e e deve acompanhar a mercadoria durante o transporte.

Dicas importantes para a emissão correta

Para evitar erros e garantir a conformidade na emissão do CT-e de Subcontratação, considere as seguintes dicas:

• Atenção ao tomador: reforçamos que o tomador do serviço no CT-e de Subcontratação é sempre a transportadora subcontratante. A falha nesse preenchimento pode gerar rejeições ou problemas fiscais.

• Valor do frete: o valor do frete deve refletir o que foi acordado entre as transportadoras. Não informar o valor ou informar R$ 0,00 sem justificativa pode levantar suspeitas e gerar fiscalizações.

• Registro contábil: certifique-se de que a operação seja registrada corretamente na contabilidade da sua empresa, espelhando as informações do CT-e.

• Legislação estadual: mantenha-se atualizado sobre a legislação específica do seu estado, pois podem existir particularidades que afetam a emissão do CT-e de Subcontratação.

• Suporte do software emissor: utilize o suporte técnico do seu software emissor de CT-e. Eles são especializados e podem auxiliar em dúvidas e problemas específicos durante a emissão.

CFOP e CST no CT-e de subcontratação

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e o Código de Situação Tributária (CST) são elementos fundamentais na emissão de qualquer documento fiscal, incluindo o CT-e de Subcontratação. Eles classificam a natureza da operação e a situação tributária do imposto, respectivamente, garantindo a correta apuração e recolhimento dos tributos.

CFOPs mais utilizados

Para o CT-e de Subcontratação, os CFOPs mais comumente utilizados são aqueles que indicam a prestação de serviço de transporte. A escolha do CFOP dependerá da localização do estabelecimento do tomador do serviço (a transportadora subcontratante) em relação ao emitente (a transportadora subcontratada).

É importante ressaltar que o CFOP 5360 é utilizado quando a transportadora subcontratante está localizada no mesmo estado da transportadora subcontratada. 

Já o CFOP 6360 é empregado quando a transportadora subcontratante está em um estado diferente. A correta utilização do CFOP é fundamental para a validação do CT-e pela SEFAZ e para a correta escrituração fiscal.

CST recomendado

O Código de Situação Tributária (CST) indica a forma de tributação do ICMS na operação. No caso do CT-e de Subcontratação, como o ICMS já foi recolhido pela transportadora subcontratante no CT-e Normal, o CST mais adequado para a transportadora subcontratada é o que indica que o ICMS foi cobrado por substituição tributária.

O uso do CST 60 no CT-e de Subcontratação sinaliza que a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS já foi atribuída a outro contribuinte (a transportadora subcontratante), e que a transportadora subcontratada não deve efetuar um novo recolhimento desse imposto. Essa correta indicação é vital para evitar a bitributação e garantir a conformidade fiscal da operação.

É fundamental que as transportadoras e seus contadores estejam sempre atualizados com a legislação vigente, pois as regras fiscais podem sofrer alterações e variações entre os estados. 

A atenção aos detalhes no preenchimento do CFOP e do CST é um passo importante para evitar problemas com a fiscalização e garantir a regularidade das operações de subcontratação.

Rejeições no CT-e? Aprenda a evitar erros na emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico.

A importância da emissão correta dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos

O CT-e de Subcontratação é uma peça essencial para dar mais segurança, transparência e organização nas operações de transporte de cargas. Mesmo quando não é obrigatório, sua emissão garante comprovação de receita, facilita a cobrança e reduz riscos fiscais para a transportadora subcontratada.

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