DCTFWeb no Simples Nacional: quem entrega, quando e o que muda
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A paisagem das obrigações acessórias no Brasil vem passando por uma transformação significativa nos últimos anos, impulsionada pela digitalização e pela busca por mais eficiência e transparência fiscal.
Nesse contexto, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) tornou-se um dos principais instrumentos dessa modernização. Ela vem substituindo gradualmente a antiga Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) no recolhimento das contribuições previdenciárias e das contribuições destinadas a terceiros.
Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, essa mudança trouxe dúvidas e novos cuidados. Embora o regime seja conhecido pela proposta de simplificação tributária, a chegada da DCTFWeb, integrada ao eSocial e à EFD-Reinf, exige atenção às regras e aos prazos.
Entregar a DCTFWeb corretamente é essencial para evitar multas, manter a regularidade fiscal e previdenciária do negócio e garantir a emissão de certidões negativas de débitos.
Entenda quem está obrigado a entregar a DCTFWeb no Simples Nacional, quais são os prazos, como funciona a integração com outros sistemas e o que muda na prática para a sua empresa.
O que é a DCTFWeb e qual sua relação com o eSocial e a EFD-Reinf?
A DCTFWeb é uma declaração utilizada para confessar débitos de contribuições previdenciárias e de outras entidades e fundos, além de gerar o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) para o recolhimento desses valores.
Ela faz parte de um ecossistema digital criado para unificar e modernizar o envio de informações ao Governo Federal, reduzindo a duplicidade de dados e aumentando a integração entre sistemas.
Definição e finalidade
Segundo a Receita Federal do Brasil, a DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos.
Na prática, sua principal finalidade é consolidar o recolhimento de tributos federais, especialmente:
Contribuições previdenciárias (INSS);
Contribuições destinadas a terceiros, como SENAI, SESI, SEBRAE e INCRA.
Antes da DCTFWeb, essas informações eram prestadas por meio da GFIP, e os recolhimentos eram feitos em guias separadas. Esse modelo gerava mais complexidade operacional e maior risco de inconsistências.
Com a DCTFWeb, os dados passaram a ser consolidados de forma automática, com geração unificada do DARF numerado.
Integração com eSocial e EFD-Reinf
O grande diferencial da DCTFWeb está na sua integração com outras duas obrigações acessórias digitais: o eSocial e a EFD-Reinf. Juntas, elas formam um sistema interligado que centraliza informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas)
É por meio do eSocial que a empresa envia informações como:
Folha de pagamento;
Admissões e desligamentos;
Afastamentos;
Dados de segurança e saúde no trabalho.
Todos os eventos que geram base de cálculo para contribuições previdenciárias são transmitidos pelo eSocial.
EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais)
Já a EFD-Reinf é responsável por reunir informações que não passam pelo eSocial, como:
Retenções de Imposto de Renda, PIS, COFINS e CSLL;
Contribuições previdenciárias retidas em serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada;
Outras retenções e informações fiscais específicas.
Como funciona o fluxo de informações?
O processo ocorre em etapas integradas:
A empresa envia as informações trabalhistas e previdenciárias ao eSocial.
As informações sobre retenções e outras contribuições são enviadas à EFD-Reinf.
Após o fechamento desses eventos, a DCTFWeb é alimentada automaticamente com os dados transmitidos.
O sistema consolida débitos e créditos e disponibiliza a declaração para conferência.
O contribuinte acessa a DCTFWeb, revisa as informações, transmite a declaração e, após a transmissão, é gerado o DARF numerado para pagamento.
Esse fluxo automatizado foi criado para reduzir erros, evitar retrabalho e eliminar a duplicidade de informações, tornando o cumprimento das obrigações mais organizado e digital.
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DCTFWeb no Simples Nacional: quem é obrigado a entregar?
A obrigatoriedade da DCTFWeb para empresas do Simples Nacional foi implantada de forma gradual, acompanhando o cronograma do eSocial. Desde outubro de 2021, as empresas do Grupo 3 do eSocial, que inclui a maioria das optantes pelo Simples Nacional, passaram a ser obrigadas a transmitir a DCTFWeb em determinadas situações.
Regra geral de obrigatoriedade
A regra é objetiva: toda empresa que envia informações ao eSocial e/ou à EFD-Reinf e possua débitos de contribuições previdenciárias deve entregar a DCTFWeb.
Embora o Simples Nacional unifique tributos federais, estaduais e municipais por meio do DAS, as obrigações previdenciárias e trabalhistas continuam existindo e precisam ser declaradas corretamente.
Situações em que a empresa do Simples Nacional deve entregar a DCTFWeb
Mesmo sendo optante pelo Simples Nacional, a empresa estará obrigada a transmitir a DCTFWeb nas seguintes situações:
Empresas com empregados (folha de pagamento)
Se a empresa possui funcionários, há geração de folha de pagamento e incidência de contribuições previdenciárias, como INSS patronal (quando aplicável), INSS retido dos empregados e contribuições destinadas a terceiros.
Essas informações são enviadas ao eSocial e posteriormente consolidadas na DCTFWeb.
Pagamento de pró-labore aos sócios
Mesmo sem empregados, a empresa que paga pró-labore aos sócios deve recolher INSS sobre essa retirada. Os dados são transmitidos via eSocial e o valor devido é declarado na DCTFWeb.
Contratação de serviços com retenção de INSS
Quando a empresa contrata serviços que geram retenção previdenciária, como cessão de mão de obra ou empreitada, essas informações devem ser enviadas pela EFD-Reinf e, posteriormente, declaradas na DCTFWeb.
Retenções de IRRF, PIS, COFINS e CSLL (Módulo de Inclusão de Tributos – MIT)
A partir de janeiro de 2025, a DCTFWeb passou a incorporar também o recolhimento de tributos como IRRF, PIS/PASEP, COFINS e CSLL por meio do chamado Módulo de Inclusão de Tributos (MIT). Isso significa que, se a empresa realizar pagamentos sujeitos a essas retenções, deverá informá-los na DCTFWeb.
Empresa sem movimento
Mesmo sem empregados, pró-labore ou retenções, a empresa precisa transmitir a DCTFWeb de “sem movimento” na primeira competência em que essa situação ocorrer. Após essa entrega inicial, a obrigação só volta a existir se houver nova movimentação que gere débitos.
Quem está dispensado?
O Microempreendedor Individual (MEI) que não possui empregados e não se enquadra nas situações acima está dispensado da entrega da DCTFWeb.
Nesse caso, as contribuições previdenciárias são recolhidas por meio do DAS-MEI, sem necessidade de declaração via DCTFWeb.
Aproveite e leia também: qual a diferença entre MEI e Simples Nacional com nosso guia atualizado.
Quando entregar a DCTFWeb no Simples Nacional: prazos e calendário
Cumprir os prazos da DCTFWeb é essencial para evitar multas e manter a regularidade fiscal da empresa. Os prazos são definidos pela Receita Federal e podem sofrer atualizações ao longo do tempo, por isso é importante acompanhar eventuais mudanças na legislação.
Entrega mensal
A DCTFWeb deve ser transmitida periodicamente com base nos fatos geradores informados ao eSocial e à EFD-Reinf.
A partir de 2025, conforme atualização normativa, o prazo passou a ser: Último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.
Exemplo: A DCTFWeb referente aos fatos geradores de janeiro de 2026 deverá ser entregue até o último dia útil de fevereiro de 2026.
Essa mudança trouxe mais previsibilidade e alinhamento com outros prazos fiscais.
DCTFWeb do 13º salário
A declaração referente ao 13º salário possui prazo específico.
Ela deve ser entregue até o dia 20 de dezembro do próprio ano. Caso o dia 20 não seja útil, a entrega deve ser antecipada para o dia útil imediatamente anterior.
Eventos específicos
Algumas situações possuem prazos diferenciados, como:
Espetáculo desportivo
A DCTFWeb deve ser transmitida até o segundo dia útil após a realização do evento.
Exclusão do Simples Nacional
Em caso de exclusão do regime, a empresa deverá transmitir a DCTFWeb referente ao período em que ainda estava enquadrada no Simples, observando os prazos aplicáveis à competência correspondente.
E quando não há movimento?
Se a empresa não tiver fatos geradores de contribuições previdenciárias, deve transmitir a DCTFWeb de “sem movimento” na primeira competência em que essa situação ocorrer.
Após essa entrega inicial, a obrigação só volta a existir se houver movimentação futura que gere débitos e, posteriormente, a empresa retorne à condição de sem movimento.
Calendário resumido da DCTFWeb (a partir de 2025)
Tipo de Declaração | Prazo de Entrega (a partir de 2025) |
Mensal | Último dia útil do mês subsequente ao fato gerador |
13º Salário | Até o dia 20 de dezembro |
Eventos Específicos | Conforme legislação específica (ex: espetáculo desportivo) |
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O que muda para o Simples Nacional com a DCTFWeb?
A chegada da DCTFWeb alterou de forma concreta a rotina das empresas do Simples Nacional. Embora o regime seja conhecido pela simplificação no recolhimento de tributos via DAS, as obrigações previdenciárias continuam existindo e passaram a ser tratadas em um ambiente totalmente digital e integrado.
Além disso, a partir de 2025, a declaração passou a englobar também outras retenções federais, ampliando seu impacto na rotina fiscal.
Substituição da GFIP
A principal mudança foi a substituição definitiva da GFIP para fins de recolhimento das contribuições previdenciárias.
Na prática, empresas do Simples Nacional que utilizavam a GFIP para declarar e recolher o INSS de empregados e pró-labore passaram a realizar esse processo exclusivamente por meio da DCTFWeb.
A GFIP permanece apenas para situações específicas relacionadas ao FGTS ou para períodos anteriores à obrigatoriedade da DCTFWeb.
Essa transição marcou o fim de um modelo fragmentado e a consolidação das informações em ambiente digital integrado.
Unificação do recolhimento
Com a DCTFWeb, as contribuições previdenciárias e destinadas a terceiros passaram a ser recolhidas por meio de um único documento: o DARF numerado.
O documento é gerado automaticamente após a transmissão da declaração, reduzindo:
A emissão de múltiplas guias;
O risco de inconsistências;
A complexidade operacional.
O processo ficou mais centralizado e padronizado.
Módulo de Inclusão de Tributos (MIT)
A partir de 1º de janeiro de 2025, a DCTFWeb passou a incorporar o chamado Módulo de Inclusão de Tributos (MIT).
Com isso, além das contribuições previdenciárias, passaram a ser declaradas e recolhidas via DCTFWeb retenções como:
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
PIS/PASEP retido na fonte;
COFINS retido na fonte;
CSLL retida na fonte.
Para empresas do Simples Nacional, essa mudança é relevante porque, embora não apurem esses tributos dentro do DAS, podem ser responsáveis por retenções ao realizar pagamentos a terceiros.
O MIT amplia o papel da DCTFWeb e consolida ainda mais as obrigações federais em um único ambiente.
Impacto na rotina contábil
Essas mudanças exigem adaptação.
A empresa precisa garantir que:
Os dados da folha estejam corretamente enviados ao eSocial;
As retenções estejam corretamente informadas na EFD-Reinf;
Os fechamentos sejam realizados dentro do prazo.
Qualquer erro nas etapas anteriores impacta diretamente a DCTFWeb.
Por isso, sistemas integrados e processos organizados tornam-se essenciais para evitar retrabalho, inconsistências e risco de autuações.
E quais são as penalidades?
O não cumprimento das obrigações relacionadas à DCTFWeb pode gerar multas por:
Atraso na entrega;
Informações incorretas;
Omissão de dados.
Além do impacto financeiro, irregularidades podem impedir a emissão de certidões negativas e comprometer operações da empresa.
Por isso, mesmo no Simples Nacional, a DCTFWeb não deve ser tratada como uma obrigação secundária, mas sim a ser parte central da regularidade fiscal e previdenciária do negócio.
A reforma tributária pode encarecer o Simples Nacional? Acesse e entenda todo o contexto com a Treeunfe.
Como preencher a DCTFWeb no Simples Nacional: orientações práticas
O preenchimento da DCTFWeb é mais simples do que parece, já que as informações são importadas automaticamente do eSocial e da EFD-Reinf. Ainda assim, alguns cuidados são essenciais para evitar inconsistências e problemas futuros.
1. Acesso ao sistema
O acesso à DCTFWeb é feito pelo Portal e-CAC da Receita Federal.
Para entrar no sistema, é necessário utilizar:
Certificado digital da empresa (e-CNPJ), ou
Certificado digital do responsável legal ou procurador habilitado.
O certificado digital funciona como a identidade eletrônica da empresa, garantindo segurança e validade jurídica às informações transmitidas.
2. Conferência dos dados importados
Após acessar a declaração, o sistema já apresenta os dados importados automaticamente do eSocial e da EFD-Reinf.
Nesse momento, é fundamental:
Conferir os valores de débitos e créditos;
Verificar se as retenções estão corretas;
Confirmar se as informações refletem a movimentação real da empresa no período.
Em situações específicas, o sistema permite ajustes. No entanto, qualquer alteração deve estar respaldada por documentação e alinhada com as informações já enviadas aos sistemas de origem.
Se houver erro, o ideal é corrigir primeiro no eSocial ou na EFD-Reinf, e depois atualizar a DCTFWeb.
3. Geração do DARF
Após a conferência e a transmissão da declaração, o próprio sistema gera o DARF numerado. O valor é calculado automaticamente com base nos dados consolidados e o pagamento deve ser realizado dentro do prazo da competência para evitar:
Juros;
Multas;
Impedimentos na emissão de certidões negativas.
4. Revisão antes da transmissão final
Mesmo com o processo automatizado, a revisão continua sendo indispensável.
Qualquer erro enviado ao eSocial ou à EFD-Reinf impactará diretamente a DCTFWeb. Por isso, a validação final deve ser feita com atenção, especialmente em empresas que possuem:
Folha de pagamento;
Pró-labore;
Retenções na fonte;
Contratações com cessão de mão de obra.
Uma conferência preventiva evita retrabalho e reduz riscos de autuação.
Preparação e conformidade na era digital
A DCTFWeb consolidou a digitalização das obrigações previdenciárias e, mais recentemente, das retenções federais.
Para empresas do Simples Nacional, entender como ela funciona não é apenas uma exigência legal, mas uma forma de manter a regularidade fiscal e evitar custos desnecessários.
Com processos organizados, sistemas integrados e atenção aos prazos, a DCTFWeb deixa de ser uma obrigação complexa e passa a ser parte natural da rotina da empresa. Dominar esse fluxo é um passo importante para manter o negócio seguro, regular e preparado para as próximas evoluções do sistema tributário brasileiro.
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