Notas de débito e crédito na reforma: novas finalidades da NF-e

A reforma tributária sobre o consumo, instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, representa uma das mudanças mais significativas no sistema fiscal brasileiro. Mais do que uma simples alteração de alíquotas ou a unificação de tributos, esta reformulação promove uma transformação na forma como as empresas apuram e recolhem seus impostos.

O modelo tradicional, muitas vezes baseado em escriturações complexas e ajustes manuais, dá lugar à chamada apuração assistida. Nesse novo cenário, os débitos e créditos dos novos tributos, o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), passam a ser formados a partir dos documentos fiscais eletrônicos transmitidos ao ambiente do Comitê Gestor.

Com essa mudança, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ganha novas finalidades e eventos. Instrumentos como as notas de débito e crédito, antes utilizados de forma mais restrita ou com foco contábil, passam a ter um papel estratégico na conformidade fiscal.

A Nota Técnica 2025.002, que detalha os eventos relacionados à reforma tributária, e o Ajuste SINIEF nº 49/2025, que disciplina os procedimentos operacionais, são marcos importantes que estabelecem as regras para a emissão e o uso desses documentos a partir de 2026.

A seguir, você vai entender o que são as notas de débito e crédito, quando devem ser emitidas, o papel do novo evento de aceite de débito pelo destinatário, o cronograma de implementação e os impactos práticos dessas mudanças na gestão empresarial.

O que são notas de débito e crédito no contexto da reforma tributária?

No ambiente fiscal anterior, as notas de débito e crédito eram, em grande parte, instrumentos contábeis ou utilizados para ajustes específicos, como cobrança de juros e multas ou correção de valores em operações já finalizadas.

Com a introdução do modelo de tributação do IVA dual advindo com a reforma, esses documentos passam a ter um papel mais relevante. Eles se tornam o mecanismo formal para realizar ajustes na apuração dos novos tributos, trazendo mais padronização e transparência ao processo fiscal.

Definição técnica e a apuração assistida

As notas de débito e crédito são documentos fiscais eletrônicos utilizados para registrar ajustes posteriores em operações comerciais e fiscais que impactam a apuração do IBS e da CBS.

Na prática, elas formalizam a necessidade de que qualquer ajuste nos débitos e créditos seja feito por meio de um documento fiscal eletrônico, e não mais apenas por lançamentos internos na escrituração.

Esse modelo está diretamente relacionado ao conceito de apuração assistida. Nesse formato, o Comitê Gestor do IBS e da CBS consolida os débitos e créditos dos contribuintes com base nos documentos fiscais eletrônicos válidos transmitidos ao seu ambiente.

Isso significa que ajustes que antes poderiam ser realizados por meio de lançamentos no Bloco Próprio da EFD ou outros controles internos passam a exigir a emissão de uma nota de débito ou crédito específica para serem reconhecidos pelo sistema.

A substituição dos ajustes escriturais por documentos fiscais eletrônicos

No modelo anterior, quando uma empresa precisava estornar um crédito ou ajustar um débito, muitas vezes esse procedimento era realizado por meio de lançamentos diretos na escrituração fiscal.

Com a reforma tributária, essa prática passa a ser substituída pela exigência de um documento fiscal eletrônico. Essa mudança aumenta a padronização das operações e melhora o controle das informações fiscais.

A importância da rastreabilidade e transparência

A rastreabilidade das operações é um dos pilares da reestruturação tributária. Ao exigir que os ajustes sejam realizados por meio de notas de débito e crédito, o sistema garante que cada alteração na apuração do IBS e da CBS tenha um documento fiscal correspondente.

Com isso, a transparência aumenta, já que o Comitê Gestor passa a ter acesso às informações de forma padronizada e estruturada, facilitando a fiscalização e reduzindo inconsistências nas apurações.

Aproveite e confira também como será o modelo de fiscalização único com a implementação da reforma tributária.

Nota fiscal de débito: quando e por que emitir?

A nota fiscal de débito é utilizada quando há necessidade de aumentar o débito na apuração do emitente ou formalizar o estorno de um crédito anteriormente apropriado. Em outras palavras, ela serve para registrar situações que resultam em aumento do imposto a pagar ou redução do imposto a recuperar.

Com a reforma, esse documento passa a ter um papel ainda mais relevante, tornando-se essencial para garantir que os ajustes sejam corretamente reconhecidos na apuração assistida.

Hipóteses principais de emissão em 2026

O Ajuste SINIEF nº 49/2025 e a Lei Complementar nº 214/2025 detalham as principais situações em que a emissão da nota fiscal de débito será necessária. Confira as principais:

Pagamento antecipado

A Lei Complementar nº 214/2025 estabelece que, em caso de pagamento antecipado por bens ou serviços, o IBS e a CBS devem ser destacados no momento do recebimento do valor, e não apenas na entrega da mercadoria ou conclusão do serviço.

Como funciona: se uma empresa recebe um adiantamento em janeiro de 2026 para uma venda que será concretizada apenas em abril, o destaque do IBS e da CBS sobre esse adiantamento deve ocorrer já em janeiro. A nota de débito, do tipo 06, com CFOP 5.922 ou 6.922 e natureza "Venda para entrega futura – pagamento antecipado", será o documento que formaliza esse destaque na apuração assistida, garantindo que o débito seja registrado no período correto.

Impacto: essa regra representa um dos primeiros impactos práticos da reforma nos fluxos financeiros e fiscais das empresas, exigindo ajustes nos sistemas de faturamento e na gestão contábil.

Multas e juros recebidos

Multas e juros recebidos por atraso no pagamento de operações comerciais passam a integrar a base de cálculo dos tributos. Quando a empresa recebe esses valores, há um aumento na base tributável.

Como funciona: para que a apuração assistida registre corretamente esse acréscimo no período do recebimento, é necessário emitir uma nota de débito específica. Isso garante que o aumento do débito seja devidamente contabilizado.

Anulação proporcional de créditos

Em situações que envolvem saídas imunes ou isentas, pode ser necessário realizar o estorno proporcional de créditos de IBS e CBS. Nesses casos, a formalização deve ocorrer por meio da emissão de uma nota de débito.

Como funciona: no modelo anterior, esse ajuste poderia ser feito por lançamento na escrituração fiscal. Com as mudanças, o estorno precisa ser documentado por meio de um documento fiscal eletrônico para que o sistema reconheça corretamente a redução do crédito.

Perda em estoque

O Ajuste SINIEF nº 49/2025 também prevê a emissão de nota de débito para formalizar perdas em estoque decorrentes de furto, deterioração ou perecimento de mercadorias.

Como funciona: quando uma mercadoria que gerou crédito na entrada é perdida, é necessário estornar esse crédito. Esse estorno deve ser formalizado por meio da nota de débito, garantindo a correção da apuração dos tributos.

Transferência de crédito na sucessão

Em casos de reorganização societária, como fusões, cisões ou incorporações, a transferência de créditos acumulados de IBS e CBS exige a emissão de documento fiscal específico.

Como funciona: sem a emissão da nota de débito para formalizar essa transferência, o crédito não será registrado na apuração assistida, o que pode gerar dificuldades para a empresa sucessora na utilização desses valores.

Você sabe como definir o CClassTrib das suas operações? Confira no nosso guia da reforma tributária.

Nota fiscal de crédito: quando e por que emitir?

A nota fiscal de crédito é utilizada quando há necessidade de reduzir um débito anteriormente destacado ou corrigir um valor indevidamente tributado. Em outras palavras, ela serve para registrar situações que resultam em diminuição do imposto a pagar ou aumento do imposto a recuperar.

Com a reforma, a nota fiscal de crédito passa a ter um papel fundamental na apuração assistida, garantindo que ajustes sejam formalizados corretamente por meio de documentos fiscais eletrônicos.

Hipóteses principais de emissão em 2026

As situações que exigem a emissão da nota fiscal de crédito são igualmente importantes para a correta apuração dos novos tributos. Confira as principais:

Ajustes de valor ou quantidade após o prazo de cancelamento

O Ajuste SINIEF nº 49/2025 prevê a emissão da nota de crédito, do tipo 04, para situações em que a nota fiscal original não pode mais ser cancelada, mas há necessidade de ajustar valores ou quantidades.

Como funciona: se uma NF-e foi emitida para 1.000 unidades, mas o correto seriam 800, e o prazo de cancelamento já expirou, a solução é emitir uma nota de crédito para reduzir as 200 unidades excedentes. Essa nota deve referenciar a chave da NF-e original, garantindo a rastreabilidade e a correção da apuração.

Impacto: esse mecanismo substitui práticas antigas, como refaturamentos simbólicos ou o uso de carta de correção para ajustes de valores, que não terão validade fiscal para o IBS e a CBS.

Retorno por recusa ou não localização

Quando uma mercadoria é enviada, mas é recusada pelo destinatário ou não é localizada, a nota de crédito formaliza a reversão do débito de IBS e CBS originalmente destacado na NF-e de saída.

Como funciona: a recusa da nota fiscal, seja ela física, no verso do DANFE, ou eletrônica, por meio do Manifesto do Destinatário com o evento "Operação Não Realizada", impede a concretização da operação. A nota de crédito, ao referenciar a nota original, permite o estorno do débito e o ajuste da apuração.

Regularização de destaque indevido

Caso ocorra erro no destaque do IBS ou da CBS na NF-e original, resultando em valor superior ao devido, a nota de crédito será o documento adequado para corrigir essa distorção.

Como funciona: a emissão da nota de crédito permite que o emitente reduza seu débito e que o destinatário ajuste seu crédito, garantindo a conformidade fiscal e evitando o pagamento indevido de impostos.

O "Aceite de Débito": o novo evento do destinatário (211128)

Um dos eventos mais relevantes introduzidos pela Nota Técnica 2025.002, no contexto das notas de débito e crédito, é o "Aceite de débito na apuração por emissão de nota de crédito" (código 211128). Esse evento é de responsabilidade do destinatário e desempenha um papel importante na apuração assistida.

O que é o evento de aceite de débito?

O evento de aceite de débito permite que o destinatário de uma nota de crédito confirme que está ciente e concorda com o ajuste que impactará sua apuração tributária.

Na prática, quando o emitente emite uma nota de crédito para reduzir um débito ou corrigir valores, essa alteração pode afetar diretamente os créditos do destinatário. Por isso, é necessário que ele confirme formalmente essa operação para que o ajuste seja validado na apuração assistida.

Por que o destinatário precisa confirmar o débito?

No modelo da não cumulatividade plena do IBS e da CBS, o crédito do destinatário está diretamente vinculado ao débito do emitente.

Isso significa que, quando o emitente reduz seu débito por meio de uma nota de crédito, o crédito do destinatário também pode ser ajustado. O evento de aceite de débito garante que o destinatário esteja ciente dessa alteração e concorde com o ajuste, evitando inconsistências entre as apurações das duas partes.

Esse mecanismo também reduz riscos de divergências fiscais e melhora a transparência entre fornecedores e clientes.

O impacto na consolidação da apuração assistida

Sem o aceite de débito por parte do destinatário, a nota de crédito emitida pode não ter seus efeitos totalmente reconhecidos pelo Comitê Gestor na apuração assistida.

Na prática, isso significa que, para que o ajuste seja validado e consolidado corretamente, é necessária a concordância de ambas as partes, formalizada por meio desse evento eletrônico.

Cronograma e prazos: janeiro x maio de 2026

A implementação da reforma tributária e, consequentemente, das novas regras para notas de débito e crédito, segue um cronograma específico que gerou dúvidas no início de 2026.

Entender essas datas é fundamental para garantir a conformidade fiscal e evitar erros na apuração dos novos tributos.

A vigência da Lei Complementar nº 214/2025 (1º de janeiro)

A Lei Complementar nº 214/2025, que institui o IBS e a CBS, entrou em vigor em 1º de janeiro de 2026. Isso significa que as obrigações relacionadas aos novos tributos, como o destaque do IBS e da CBS em pagamentos antecipados, passaram a valer a partir dessa data.

Ou seja, mesmo antes da regulamentação operacional completa, as empresas já precisavam observar as novas regras previstas na legislação.

A produção de efeitos do Ajuste SINIEF nº 49/2025 (4 de maio)

O Ajuste SINIEF nº 49/2025, responsável por disciplinar os procedimentos operacionais e o formato das notas de débito e crédito, estabeleceu que seus efeitos se iniciam em 4 de maio de 2026.

A partir dessa data, a emissão das notas de débito e crédito nos formatos padronizados passou a ser exigida formalmente.

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Como as empresas devem se comportar no período de transição?

A diferença entre as datas gerou a necessidade de publicação do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, que estabeleceu um regime transitório.

A interpretação predominante foi que, embora a obrigação material de destacar IBS e CBS em determinadas operações já existisse desde janeiro, a disciplina operacional definida pelo Ajuste SINIEF passou a ser plenamente exigida apenas a partir de maio.

Recomendação: durante o período entre janeiro e maio de 2026, as empresas deveriam registrar esses ajustes por meios provisórios, garantindo a conformidade com a Lei Complementar nº 214/2025. A partir de maio, a emissão das notas de débito e crédito nos formatos padronizados tornou-se obrigatória.

Impactos práticos na gestão empresarial

As novas finalidades das notas de débito e crédito, aliadas à apuração assistida, trazem impactos relevantes na gestão das empresas, exigindo adaptações em diferentes áreas.

Integração entre os departamentos financeiro e fiscal

A necessidade de emitir notas de débito e crédito para registrar eventos que antes eram tratados internamente exige uma integração maior entre os departamentos financeiro e fiscal.

Por exemplo, ao registrar um pagamento antecipado ou o recebimento de multas e juros, o setor financeiro deve comunicar o setor fiscal para a emissão da nota de débito correspondente.

Adaptação dos sistemas de ERP para as novas finalidades da NF-e

Os sistemas de gestão empresarial precisam ser atualizados para suportar os novos eventos da NF-e e a emissão das notas de débito e crédito. Isso inclui funcionalidades como:

• Geração e transmissão das notas de débito e crédito;

• Registro do aceite de débito pelo destinatário;

• Integração com a apuração assistida do Comitê Gestor.

Treinamento das equipes para lidar com a apuração assistida

As equipes financeiras, fiscais e contábeis devem ser treinadas para compreender as novas regras, prazos e procedimentos relacionados às notas de débito e crédito.

A falta de conhecimento pode resultar em erros na apuração, perda de créditos e até penalidades fiscais.

Revisão de processos internos

Também será necessário revisar processos internos de faturamento, recebimento, gestão de estoque e contabilidade. O objetivo é garantir que todas as operações que exigem emissão ou aceite de notas de débito e crédito sejam tratadas corretamente.

Tabela: ajustes antigos x novos procedimentos (2026)

A tabela abaixo ilustra como algumas situações eram tratadas antes da reforma e como passam a ser tratadas com a introdução das notas de débito e crédito para o IBS e a CBS:

As notas de débito e crédito são pilares da nova conformidade fiscal

A reforma tributária de 2026, ao instituir o IBS, a CBS e o modelo de apuração assistida, eleva as notas de débito e crédito de instrumentos antes utilizados de forma mais pontual para elementos centrais da conformidade fiscal.

Esses documentos, juntamente com os novos eventos da NF-e, passam a garantir que qualquer ajuste na apuração dos novos tributos seja transparente, rastreável e validado pelas partes envolvidas na operação.

Para as empresas, essa mudança exige a revisão de processos internos, a adaptação dos sistemas de gestão e o treinamento das equipes. A integração entre as áreas financeira, fiscal e contábil torna-se ainda mais importante para garantir que todos os ajustes sejam realizados corretamente.

Além disso, a antecipação e o preparo tecnológico serão fundamentais para navegar com segurança nesse novo cenário. Estar preparado ajuda a evitar inconsistências fiscais, reduzir riscos de multas e garantir o correto aproveitamento de créditos.

Mais do que uma exigência legal, as notas de débito e crédito se tornam ferramentas estratégicas para uma gestão tributária mais eficiente, transparente e alinhada com a nova realidade fiscal brasileira.

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